Privacybeleid

Versie: 5 juli 2026

Ingangsdatum: 5 juli 2026

Dit Privacybeleid legt uit hoe Vanderstraeten Serge BV, met maatschappelijke zetel te Zwaantje 22, 9940 Evergem, België ("Vanderstraeten Serge BV", "wij", "we" of "ons"), persoonsgegevens verwerkt in verband met FlowForth.

FlowForth is een softwaretoepassing voor planning, facturatie, communicatie, personeels- en klantenbeheer, geautomatiseerde herinneringen en integraties zoals e-mail, WhatsApp, sms, Peppol en boekhoudkundige hulpmiddelen.

FlowForth wordt geëxploiteerd door Vanderstraeten Serge BV. Vanderstraeten Serge BV kan ook andere handelsnamen of bedrijfsafdelingen exploiteren, waaronder Abrillantar en Vanderstraeten-Trading. Deze andere afdelingen zijn afzonderlijke bedrijfsactiviteiten en maken geen deel uit van de FlowForth-Service, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

1. Toepassingsgebied van dit Privacybeleid​

Dit Privacybeleid is van toepassing op bezoekers van onze website, klanten en potentiële klanten, gebruikers van de Service, werknemers/aannemers/vertegenwoordigers van onze klanten die de Service gebruiken, en personen die contact met ons opnemen voor ondersteuning, verkoop of administratieve doeleinden.

Wanneer onze klant de Service gebruikt om persoonsgegevens van zijn eigen klanten, werknemers, leveranciers of contactpersonen te verwerken, is de klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke van die gegevens en treden wij doorgaans op als verwerker. In dat geval moet ook het eigen privacybeleid van de klant worden geraadpleegd en is het hieronder opgenomen Gegevensverwerkingsaddendum van toepassing.

2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker​

2.1 Wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke​

Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, bijvoorbeeld wanneer wij gegevens van accounteigenaren, factuur- en betalingsgegevens, gegevens van websitebezoekers, verkoop-/ondersteuningscommunicatie, beveiligingslogboeken, marketingvoorkeuren en onze eigen administratieve gegevens verwerken.

2.2 Wanneer wij optreden als verwerker​

Wij treden op als verwerker wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens onze klant via de Service, bijvoorbeeld contactgegevens van klanten die door de klant zijn geüpload, planningsgegevens van werknemers, gegevens van factuurontvangers, berichten en herinneringen die door de klant worden verzonden, klant-/leveranciersgegevens en operationele gegevens, en Peppol-, e-mail-, WhatsApp- of sms-gegevens die worden verwerkt volgens de instructies van de klant.

In dergelijke gevallen is de klant verantwoordelijk voor het hebben van een geldige rechtsgrond, het verstrekken van de vereiste informatie, het verkrijgen van de vereiste toestemmingen en het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen. Het Gegevensverwerkingsaddendum maakt deel uit van de Servicevoorwaarden en is van toepassing op deze verwerking.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken​

Afhankelijk van hoe de Service wordt gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Account- en gebruikersgegevens

• naam
• zakelijk e-mailadres
• telefoonnummer
• bedrijfsnaam
• rol of functie
• inloggegevens
• gebruikersrechten
• accountinstellingen
• taal- en meldingsvoorkeuren

Klant- en contactgegevens die in de Service worden ingevoerd

• namen van klanten
• namen van werknemers
• namen van leveranciers
• bedrijfsgegevens
• adressen
• e-mailadressen
• telefoonnummers
• btw-nummers
• Peppol-identificatoren
• klantreferenties
• notities, labels of interne opmerkingen
• communicatiegeschiedenis

Planningsgegevens en operationele gegevens

• afspraken
• werkroosters
• servicelocaties
• toegewezen werknemers
• taakomschrijvingen
• taakstatus
• bezoekgeschiedenis
• tijdregistraties
• planningswijzigingen
• operationele notities

Factuur- en betalingsgegevens

• factuurgegevens
• creditnotagegevens
• betalingsstatus
• betalingsherinneringen
• bankreferenties
• btw- en fiscaal gerelateerde gegevens
• boekhoudkundige referenties
• Peppol-transmissiegegevens
• gegevens van factuurontvanger en -afzender

Communicatiegegevens

• e-mails die via de Service worden verzonden of ontvangen
• WhatsApp-berichten of berichtsjablonen
• sms-berichten
• geautomatiseerde herinneringen
• in-app-meldingen
• afleveringsstatus
• lees- of foutstatus indien beschikbaar
• berichtmetadata
• ondersteuningsberichten

Technische en beveiligingsgegevens

• IP-adres
• browsertype
• apparaatidentificatoren
• besturingssysteem
• inloglogboeken
• activiteitenlogboeken
• foutlogboeken
• beveiligingsgebeurtenissen
• API-gebruik
• cookies of vergelijkbare technologieën
• bij benadering bepaalde locatie afgeleid uit het IP-adres

4. Doeleinden van de verwerking​

• het leveren en exploiteren van de Service
• het aanmaken en beheren van accounts
• het mogelijk maken van planning, roostering en operationele werkstromen
• het genereren, verzenden en beheren van facturen
• het mogelijk maken van Peppol- en elektronische facturatie-integraties
• het mogelijk maken van e-mail-, WhatsApp-, sms- en andere communicatiekanalen
• het verzenden van geautomatiseerde herinneringen en meldingen zoals geconfigureerd door de klant
• het bieden van klantenondersteuning
• het oplossen en herstellen van fouten
• het beveiligen van de Service
• het voorkomen van fraude, misbruik en ongeoorloofde toegang
• factuur- en betalingsadministratie
• het verbeteren van de Service
• het analyseren van gebruik en prestaties
• het naleven van wettelijke verplichtingen
• het handhaven van onze Servicevoorwaarden
• het communiceren over productupdates, servicemeldingen of administratieve aangelegenheden
• het verzenden van marketingcommunicatie waar toegestaan

5. Rechtsgronden voor de verwerking​

Wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke, baseren wij ons op een of meer van de volgende rechtsgronden:

• Overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is om de Service te leveren, accounts te beheren, betalingen te verwerken of een overeenkomst uit te voeren
• Wettelijke verplichting: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor fiscale, boekhoudkundige, facturatie-, beveiligings-, regelgevende of wettelijke naleving
• Gerechtvaardigde belangen: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor bedrijfsvoering, beveiliging, serviceverbetering, fraudepreventie, ondersteuning, interne administratie of B2B-communicatie, voor zover deze belangen niet zwaarder wegen dan de rechten en vrijheden van personen
• Toestemming: waar vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingcommunicatie, cookies of optionele communicatievoorkeuren

Wanneer wij optreden als verwerker, bepaalt de klant de toepasselijke rechtsgrond.

6. Geautomatiseerde berichten, e-mail, WhatsApp en herinneringen​

De Service kan klanten in staat stellen geautomatiseerde berichten en herinneringen te verzenden via e-mail, WhatsApp, sms, Peppol of andere kanalen. Deze berichten kunnen afspraakbevestigingen, planningsupdates, servicemeldingen, werknemersinstructies, klantmeldingen, factuurherinneringen, betalingsopvolgingen, administratieve communicatie, klantenservice­berichten en marketingberichten omvatten waar dit rechtmatig is geconfigureerd.

De klant is verantwoordelijk voor het waarborgen dat ontvangers naar behoren zijn geïnformeerd en dat waar vereist toestemming is verkregen, in het bijzonder voor marketing of niet-essentiële elektronische communicatie.

Ontvangers kunnen zich mogelijk afmelden voor bepaalde communicatie. Sommige operationele, transactionele of wettelijk vereiste berichten kunnen nog steeds worden verzonden waar dit wettelijk is toegestaan.

7. WhatsApp en externe berichtenaanbieders​

Wanneer WhatsApp of een andere externe berichtenaanbieder wordt gebruikt, kunnen persoonsgegevens zoals telefoonnummers, berichtinhoud, metadata, afleveringsstatus en sjablooninformatie worden gedeeld met of verwerkt door die aanbieder.

De beschikbaarheid en verwerking van WhatsApp-berichten kunnen afhangen van de regels van WhatsApp Business, de platformvoorwaarden van Meta, goedgekeurde berichtsjablonen, toestemming of opt-in van de ontvanger, berichtlimieten, instellingen van de ontvanger, landspecifieke regels en technische afleveringsvoorwaarden.

Klanten dienen ervoor te zorgen dat hun gebruik van WhatsApp en vergelijkbare kanalen voldoet aan de toepasselijke wetgeving en platformregels.

8. Peppol en elektronische facturatie​

Wanneer de Service wordt gebruikt voor Peppol of elektronische facturatie, kunnen factuurgegevens worden uitgewisseld met Peppol-toegangspunten, factuurontvangers, boekhoudsoftware, overheidsinstanties waar van toepassing, en andere technische dienstverleners die betrokken zijn bij de verzending van e-facturen.

Gegevens die voor dit doel worden verwerkt, kunnen omvatten: gegevens van afzender en ontvanger, bedrijfs- en btw-informatie, Peppol-identificatoren, factuurregels, bedragen, fiscale gegevens, betalingsreferenties, documentmetadata en aflever-/validatiestatus.

Klanten blijven verantwoordelijk voor de juistheid, wettigheid en bewaring van hun facturen en boekhoudkundige documenten.

9. Cookies en vergelijkbare technologieën​

De Service gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën voor lokale opslag uitsluitend waar dit strikt noodzakelijk is om de Service te laten werken of om uw voorkeuren te onthouden. Concreet gebruiken wij ze voor:

• Authenticatie, sessiebeheer en beveiliging — een sessiecookie houdt u aangemeld en beschermt uw account, en kortstondige browseropslag bewaart de pagina waarop u zich bevond tijdens de aanmeldingsdoorverwijzing.
• Het onthouden van uw voorkeuren — uw gekozen taal, licht of donker thema, navigatie-indeling en de filters en sorteervolgorde die u het laatst hebt toegepast, worden lokaal in uw browser opgeslagen zodat de Service terugkeert zoals u die hebt verlaten.

Wij gebruiken geen advertentie- of marketingcookies en geen analysecookies van derden of trackingcookies voor het volgen tussen sites. Omdat wij geen niet-essentiële cookies plaatsen, wordt er geen cookietoestemmingsbanner getoond. U kunt deze opslag nog steeds wissen of blokkeren via uw browserinstellingen, al kan dat u afmelden of uw voorkeuren resetten.

Als wij in de toekomst analyse-, prestatiemonitoring- of marketingtechnologieën introduceren, zullen wij dit Privacybeleid bijwerken en, waar vereist, uw toestemming vragen voordat niet-essentiële cookies worden geplaatst.

10. Delen van persoonsgegevens​

Wij kunnen persoonsgegevens delen met hostingaanbieders, aanbieders van cloudinfrastructuur, aanbieders van e-mailbezorging, WhatsApp/Meta of andere berichtenaanbieders, sms-aanbieders, Peppol-toegangspunten, betalingsverwerkers, boekhoud- en facturatie-integraties, analyse- en monitoringaanbieders, klantenservicehulpmiddelen, professionele adviseurs, overheidsinstanties waar wettelijk vereist, zakelijke partners waar nodig om gevraagde integraties te leveren, en potentiële kopers, investeerders of rechtsopvolgers in geval van bedrijfsherstructurering, fusie of verkoop.

Wij delen persoonsgegevens alleen waar nodig en met inachtneming van passende contractuele, technische en organisatorische waarborgen. Een actuele lijst van de subverwerkers die wij inschakelen is beschikbaar op onze pagina Subverwerkers.

11. Internationale doorgiften​

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zullen wij waar vereist passende waarborgen gebruiken, zoals adequaatheidsbesluiten, modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), aanvullende technische en organisatorische maatregelen, of andere rechtmatige doorgiftemechanismen onder de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

12. Bewaartermijnen​

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

Typische bewaartermijnen omvatten: accountgegevens voor de duur van het account en een redelijke periode na beëindiging; factuur- en boekhoudkundige gegevens voor de wettelijk vereiste bewaartermijn; ondersteuningscommunicatie zolang nodig voor ondersteuning, kwaliteit en juridische doeleinden; beveiligingslogboeken voor een beperkte periode tenzij nodig om misbruik of beveiligingsincidenten te onderzoeken; Klantgegevens volgens de klantovereenkomst, het Gegevensverwerkingsaddendum of de klantinstellingen; en marketinggegevens tot intrekking van de toestemming of bezwaar, tenzij bewaring nodig is om een uitsluitingslijst te onderhouden.

Back-ups kunnen voor een beperkte aanvullende periode worden bewaard voor beveiligings- en continuïteitsdoeleinden.

13. Beveiligingsmaatregelen​

Wij gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder waar passend toegangscontroles, authenticatie, op rollen gebaseerde rechten, versleuteling tijdens verzending, veilige hosting, logboekregistratie en monitoring, back-upprocedures, kwetsbaarheidsbeheer, geheimhoudingsverplichtingen, zorgvuldigheidsonderzoek van leveranciers en procedures voor incidentrespons.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Klanten en gebruikers zijn verantwoordelijk voor het beschermen van hun eigen inloggegevens, apparaten en accounttoegang.

14. Rechten van betrokkenen​

Onder voorbehoud van de toepasselijke voorwaarden en beperkingen kunnen personen het recht hebben om hun persoonsgegevens in te zien, onjuiste gegevens te corrigeren, persoonsgegevens te wissen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking, hun toestemming in te trekken, gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen, bezwaar te maken tegen directe marketing, en een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken als verwerker voor een klant, kunnen wij het verzoek doorverwijzen naar de betreffende klant of de klant bijstaan bij de afhandeling van het verzoek in overeenstemming met het Gegevensverwerkingsaddendum, dat deel uitmaakt van de Servicevoorwaarden.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar support@flowforth.app. Wij kunnen de identiteit van de verzoeker moeten verifiëren voordat wij reageren.

15. Directe marketing​

Wij kunnen marketingcommunicatie sturen naar zakelijke contactpersonen waar dit wettelijk is toegestaan. Waar toestemming vereist is, zullen wij om toestemming vragen.

Ontvangers kunnen zich te allen tijde afmelden voor marketingcommunicatie door gebruik te maken van de afmeldlink, door op het bericht te antwoorden, of door contact met ons op te nemen via support@flowforth.app.

Het afmelden voor marketing verhindert ons niet om service-, beveiligings-, factuur-, contractuele of wettelijk vereiste communicatie te versturen.

16. Kinderen​

De Service is niet bedoeld voor kinderen en mag niet worden gebruikt door personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

17. Wijzigingen in dit Privacybeleid​

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen de bijgewerkte versie publiceren via de Service of onze website en de ingangsdatum bijwerken. Waar wijzigingen wezenlijk zijn, kunnen wij klanten op de hoogte stellen per e-mail, via een in-app-melding of op een andere passende wijze.

18. Contactgegevens​

Voor privacyvragen of verzoeken inzake gegevensbescherming kunt u contact opnemen met:

Vanderstraeten Serge BV Zwaantje 22, 9940 Evergem, België E-mail: support@flowforth.app Ondernemingsnummer: 0886.954.241 Btw-nummer: BE0886.954.241

Als u een klant, werknemer, leverancier of contactpersoon bent van een van onze klanten die FlowForth gebruikt, kan de betreffende klant de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens zijn. In dat geval dient u mogelijk ook rechtstreeks contact op te nemen met die klant voor privacygerelateerde verzoeken.

19. Toezichthoudende autoriteit​

Personen hebben ook het recht om een klacht in te dienen bij hun lokale gegevensbeschermingsautoriteit. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données.