Overzicht klanten

Klanten in FlowForth vertegenwoordigen de bedrijven of personen waarvoor je diensten verleent. Ze zijn een van de kernonderdelen van het platform — alles, van locaties en activiteiten tot facturen en meldingen, is gekoppeld aan een klant.

Wat is een klant?

Een klant is een organisatierecord waarin contactgegevens, bedrijfsinformatie en meldingsvoorkeuren worden opgeslagen voor iemand die je bedient. Elke klant behoort tot jouw organisatie en kan een of meer locaties hebben waar werkzaamheden worden uitgevoerd.

Hoe klanten worden gebruikt

Je werk organiseren

Klanten staan bovenaan de gegevenshiërarchie in FlowForth:

• Klanten hebben een of meer Locaties
• Locaties zijn waar Activiteiten (opdrachten) plaatsvinden
• Activiteiten worden gegroepeerd in Routes voor dagelijkse planning
• Facturen worden per klant gegenereerd op basis van voltooide activiteiten

Belangrijke klantgegevens

Elk klantrecord kan het volgende bevatten:

• Bedrijfsnaam — de primaire identificatie van de klant
• Extern klant-ID — een optioneel referentienummer uit je eigen systeem
• Contactgegevens — naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon
• Bedrijfsadres — straatnaam, stad, postcode en land
• VAT-nummer — voor EU VAT-validatie via het VIES-systeem
• PEPPOL-ID — voor elektronische facturering via het PEPPOL-netwerk
• Interne notities — vrije-tekst notities die alleen zichtbaar zijn voor je team

Meldingen

Als je organisatie de Meldingen-integratie heeft ingeschakeld, kun je WhatsApp-meldingsvoorkeuren per klant configureren. Dit omvat het aanmelden van klanten, het kiezen van herinneringstypes en het instellen van gewenste meldingstijden.

Klanten beheren

FlowForth biedt verschillende tools voor het werken met klanten:

Actie	Beschrijving
Een klant toevoegen	Handmatig een nieuwe klant aanmaken
Gegevens bekijken en bewerken	Klantinformatie bekijken en bijwerken
Klanten importeren	Klanten in bulk importeren vanuit een CSV-bestand
Meldingsvoorkeuren	WhatsApp-meldingen configureren voor een klant
Klanttags	Tags toewijzen die worden doorgegeven aan alle klantactiviteiten
Klanten verwijderen	Een klant uit je organisatie verwijderen

Door de klantenlijst bladeren

De pagina Klanten toont elke klant in je organisatie in een raster:

Kolom	Beschrijving
Naam	De bedrijfsnaam van de klant. Klik erop om de klantdetailpagina te openen.
Type	Zakelijk of Particulier, met het zakelijke subtype waar van toepassing.
Adres	Het bedrijfsadres van de klant op één regel.
Contact	De naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de contactpersoon, onder elkaar op drie regels.
Locaties	Hoeveel locaties bij deze klant horen.
Acties	Bewerk- en verwijderacties voor de klant.

Sommige kolommen worden op smallere schermen verborgen zodat het raster leesbaar blijft — de kolom Contact verschijnt op grote schermen.

Het telefoonnummer van de contactpersoon

De kolom Contact toont het telefoonnummer van de klant onder het e-mailadres, zodat je een nummer kunt opzoeken zonder de klantdetailpagina te openen. Het nummer is een klik-om-te-bellen link: erop tikken op een telefoon of tablet start het gesprek direct, en erop klikken op je computer opent je belapplicatie als die is ingesteld. Klikken op het nummer opent niet de klant — dat doet alleen de naam van de klant.

Als een klant geen telefoonnummer heeft, wordt de regel eenvoudigweg weggelaten. Voeg het nummer toe of wijzig het op de klantdetailpagina — zie Gegevens bekijken en bewerken.

Een klant zoeken

Het zoekvak boven het raster zoekt in veel meer dan alleen de bedrijfsnaam. Een klant wordt getoond wanneer de zoekterm voorkomt in een van de volgende gegevens:

Waarop je kunt zoeken	Doorzochte velden
Naam en contact	Bedrijfsnaam, naam contactpersoon, e-mailadres contactpersoon, telefoonnummer contactpersoon
Adres van de klant	Straat, adresregel 2, postcode, plaats, land
Btw-nummer	Het btw-nummer van de klant
Adressen van locaties	Straat, adresregel 2, postcode, plaats en land van een van de locaties van de klant

Dus als iemand belt en je hebt alleen het nummer, vind je de klant door dat nummer in het zoekvak te typen. Op dezelfde manier vind je met een straatnaam, een postcode of een btw-nummer van een factuur de klant waar die bij hoort. Een klant met meerdere locaties wordt getoond als minstens één van de locaties overeenkomt, en het raster toont de klant nog steeds met al zijn locaties.

De zoekopdracht is niet hoofdlettergevoelig en zoekt op elk deel van een waarde — zoeken op 1234 vindt een klant met het telefoonnummer +31 6 1234 5678.

notitie

Er wordt vanaf deze pagina niet gezocht op locatienamen. Een klant wordt niet getoond alleen omdat een van zijn locaties "Magazijn" heet. Gebruik de Locaties-pagina om een locatie op naam te vinden.

Hoe adressen en btw-nummers worden vergeleken

Bij adressen en btw-nummers worden spaties, punten (.), streepjes (-) en komma's (,) genegeerd, zowel in wat je typt als in wat is opgeslagen. Verschillen in opmaak zitten je dus niet in de weg:

• 1234AB en 1234 AB vinden allebei een klant waarvan de postcode is opgeslagen als 1234 AB
• BE 0123.456.789, BE0123456789 en 0123456789 vinden allemaal hetzelfde btw-nummer

Het adres wordt gelezen als één regel in de natuurlijke volgorde — straat → adresregel 2 → postcode → plaats → land — dus een zoekterm kan meerdere velden overspannen, zolang hij die volgorde aanhoudt. Voor een klant op Kerkstraat 12, 1234 AB Amsterdam, NL:

Je typt	Resultaat
Kerkstraat	Gevonden
kerkstraat 12	Gevonden
1234 AB Amsterdam	Gevonden — overspant postcode en plaats
Amsterdam	Gevonden
Kerkstraat Amsterdam	Niet gevonden — de postcode staat tussen de straat en de plaats

Wil je een straat en een plaats combineren, zoek dan op één van beide.

notitie

Naam- en contactgegevens worden vergeleken precies zoals ze zijn opgeslagen, inclusief spaties en leestekens. Telefoonnummers behouden hun spaties en de voorloop-+. Als zoeken op een volledig nummer niets oplevert, zoek dan op een korter fragment zonder spaties (bijvoorbeeld 612345 of de laatste paar cijfers).

tip

De zoekterm die je invoert wordt onthouden in je browser. Bij terugkeer naar de lijst wordt je laatste zoekopdracht automatisch hersteld, zodat je verder kunt waar je gebleven was.

Wie kan klanten beheren?

Klantbeheer vereist de rol Organisatiebeheerder. Gewone gebruikers kunnen klantinformatie bekijken, maar kunnen geen klanten aanmaken, bewerken of verwijderen. Bulk-import is beperkt tot Master-gebruikers.

Zie Gebruikersrollen begrijpen voor meer informatie over rollen.

Zie ook

• Overzicht locaties — Begrijp hoe locaties verbonden zijn met klanten en waar activiteiten plaatsvinden
• Overzicht activiteiten — Leer over de opdrachten en taken die worden ingepland voor klantlocaties
• Meldingsvoorkeuren voor klanten — Configureer WhatsApp-meldingsinstellingen voor individuele klanten