Servicevoorwaarden

Versie: 5 juli 2026

Ingangsdatum: 5 juli 2026

Deze Servicevoorwaarden regelen de toegang tot en het gebruik van FlowForth, een softwaretoepassing, platform, website, mobiele applicatie, integratielaag, API en aanverwante diensten geleverd door Vanderstraeten Serge BV, met maatschappelijke zetel te Zwaantje 22, 9940 Evergem, België, ondernemingsnummer 0886.954.241, btw-nummer BE0886.954.241 ("Aanbieder", "wij", "we" of "ons").

FlowForth wordt geëxploiteerd door Vanderstraeten Serge BV. Vanderstraeten Serge BV kan ook andere handelsnamen of bedrijfsafdelingen exploiteren, waaronder Abrillantar en Vanderstraeten-Trading. Deze andere afdelingen zijn afzonderlijke bedrijfsactiviteiten en maken geen deel uit van de FlowForth-Service, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Door een account aan te maken, een bestelformulier te ondertekenen, de Service te gebruiken of gebruikers toegang tot de Service te verlenen, gaat de klant ("Klant", "u" of "uw") akkoord met deze Voorwaarden.

1. Doel van de Service​

FlowForth is een zakelijke softwaretoepassing die onder andere is bedoeld om het volgende te ondersteunen:

• planning en roostering van terugkerende of eenmalige activiteiten
• beheer van klanten, werknemers en leveranciers
• facturatie, betalingsopvolging en factuurherinneringen
• interne en externe communicatie
• geautomatiseerde berichtgeving via kanalen zoals e-mail, WhatsApp, sms of vergelijkbare communicatiehulpmiddelen
• documentgeneratie en -verzending
• Peppol- en andere elektronische facturatie-integraties
• rapportage, administratie en operationele opvolging

De exacte functionaliteit die voor de Klant beschikbaar is, kan afhangen van het gekozen abonnement, geactiveerde modules, integraties, land, technische beschikbaarheid en toepasselijke diensten van derden.

2. Uitsluitend zakelijk gebruik​

De Service is uitsluitend bedoeld voor professioneel en zakelijk gebruik. Door de Service te gebruiken, bevestigt u dat u handelt in een professionele hoedanigheid en niet als consument, tenzij wij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen.

Als u een account aanmaakt of deze Voorwaarden aanvaardt namens een bedrijf of organisatie, bevestigt u dat u bevoegd bent om dat bedrijf of die organisatie te binden.

3. Accountregistratie en gebruikersbeheer​

De Klant is verantwoordelijk voor:

• het verstrekken van juiste en actuele account- en factuurgegevens
• het vertrouwelijk houden van inloggegevens
• het waarborgen dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot de Service
• het toewijzen van passende gebruikersrollen en -rechten
• alle activiteiten die via zijn account worden uitgevoerd
• het onverwijld melden van elke vermoedelijke ongeoorloofde toegang of elk beveiligingsincident

Wij kunnen de toegang weigeren, opschorten of beëindigen wanneer wij redelijkerwijs van mening zijn dat accountgegevens onjuist zijn, de toegang ongeoorloofd is, de Service wordt misbruikt, of voortgezette toegang juridische, beveiligings- of operationele risico's creëert.

4. Abonnement, kosten en betaling​

Toegang tot de Service kan worden verleend onder een gratis proefperiode, maandabonnement, jaarabonnement, licentie, gebruiksafhankelijke prijsstelling, projectovereenkomst of afzonderlijk bestelformulier.

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen:

• zijn de kosten vooraf verschuldigd
• zijn de kosten exclusief btw en andere toepasselijke belastingen
• zijn facturen betaalbaar binnen de betalingstermijn vermeld op de factuur of het bestelformulier
• kunnen achterstallige bedragen leiden tot opschorting van de Service
• zijn de kosten niet-restitueerbaar, behalve waar wettelijk vereist of uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen
• kunnen wij prijzen wijzigen mits redelijke voorafgaande kennisgeving

Diensten van derden, zoals WhatsApp Business-berichten, sms-aanbieders, Peppol-toegangspunten, betalingsverwerkers, boekhoudintegraties of e-mailbezorgingsdiensten, kunnen aanvullende kosten in rekening brengen. Deze kosten kunnen worden doorberekend aan de Klant.

5. Klantgegevens​

"Klantgegevens" betekent alle gegevens, inhoud, documenten, contactgegevens, planningsgegevens, werknemersgegevens, klantgegevens, factuurgegevens, berichten, bijlagen en andere informatie die door of namens de Klant aan de Service worden verstrekt, daarin worden gegenereerd of daardoor worden verwerkt.

De Klant behoudt alle rechten op de Klantgegevens. De Klant verleent de Aanbieder een beperkt recht om de Klantgegevens uitsluitend te verwerken om:

• de Service te leveren, te onderhouden, te beveiligen en te verbeteren
• ondersteuning en probleemoplossing uit te voeren
• door de Klant geselecteerde integraties mogelijk te maken
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen
• fraude, misbruik, beveiligingsincidenten of oneigenlijk gebruik te voorkomen
• onze rechten onder deze Voorwaarden uit te oefenen

De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid, wettigheid, kwaliteit en geschiktheid van de Klantgegevens.

6. Gegevensbescherming, Privacybeleid en DPA​

Wanneer de Klant de Service gebruikt om persoonsgegevens van zijn werknemers, klanten, leveranciers, contactpersonen of andere personen te verwerken, treedt de Klant doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke en treedt Vanderstraeten Serge BV doorgaans op als verwerker, tenzij anders vermeld in het Privacybeleid of het Gegevensverwerkingsaddendum.

Het Privacybeleid legt uit hoe persoonsgegevens worden behandeld in verband met de Service. Het Gegevensverwerkingsaddendum aan het einde van deze Voorwaarden maakt deel uit van deze Voorwaarden en is automatisch van toepassing wanneer de Aanbieder persoonsgegevens namens de Klant als verwerker verwerkt.

De Klant is verantwoordelijk voor:

• het hebben van een rechtsgrond voor het verwerken van persoonsgegevens
• het informeren van betrokkenen waar vereist
• het verkrijgen van toestemmingen waar vereist
• het respecteren van de privacy van werknemers en verplichtingen op grond van het arbeidsrecht
• het waarborgen dat persoonsgegevens die in de Service worden ingevoerd rechtmatig, juist en relevant zijn
• het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen wanneer de Klant de verwerkingsverantwoordelijke is
• het waarborgen dat geautomatiseerde berichten en herinneringen voldoen aan de toepasselijke regels inzake privacy, e-privacy, directe marketing, arbeid en consumentenbescherming

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze Voorwaarden en het Gegevensverwerkingsaddendum, prevaleert het Gegevensverwerkingsaddendum voor aangelegenheden inzake de verwerking van persoonsgegevens.

7. Geautomatiseerde berichten, herinneringen en communicatie​

De Service kan de Klant in staat stellen geautomatiseerde berichten, herinneringen, meldingen en communicatie te verzenden of in te plannen per e-mail, WhatsApp, sms, Peppol, in-app-melding of andere kanalen.

De Klant is als enige verantwoordelijk voor:

• het beslissen welke berichten worden verzonden
• het beslissen aan wie berichten worden verzonden
• het waarborgen dat de berichtinhoud juist en rechtmatig is
• het waarborgen dat ontvangers geldige toestemming hebben gegeven waar vereist
• het waarborgen dat ontvangers zich kunnen afmelden waar vereist
• het vermijden van spam, intimidatie, buitensporige berichtgeving of misleidende communicatie
• het naleven van wetgeving inzake directe marketing, e-privacy, consumentenbescherming en arbeid
• het respecteren van de regels van WhatsApp, e-mailaanbieder, sms-aanbieder, Peppol en andere externe platforms

De Aanbieder kan de functionaliteit voor geautomatiseerde berichtgeving opschorten indien wij redelijkerwijs van mening zijn dat de Klant onrechtmatige, beledigende, buitensporige, misleidende, frauduleuze of niet-conforme berichten verzendt, of indien dit vereist is door een extern platform of een bevoegde autoriteit.

De Aanbieder garandeert geen succesvolle aflevering, opening, lezing of verwerking van berichten, facturen, herinneringen of meldingen.

8. WhatsApp, e-mail, Peppol en integraties met derden​

De Service kan verbinding maken met diensten van derden, waaronder maar niet beperkt tot WhatsApp Business, Meta-diensten, e-mailaanbieders, sms-aanbieders, Peppol-toegangspunten, boekhoudsoftware, betalingsdiensten, agendadiensten, cloudhostingaanbieders en API-aanbieders.

Het gebruik van integraties met derden kan onderworpen zijn aan afzonderlijke voorwaarden, kosten, technische beperkingen, snelheidslimieten, goedkeuringsprocessen, regels voor berichtsjablonen, gegevensverwerkingsvoorwaarden en beschikbaarheidsbeperkingen.

De Klant erkent dat:

• diensten van derden niet onder controle van de Aanbieder staan
• integraties kunnen wijzigen, uitvallen, worden opgeschort of worden stopgezet
• externe aanbieders gegevens kunnen verwerken in overeenstemming met hun eigen voorwaarden en privacybeleid
• berichten vertraagd, afgewezen, geblokkeerd, als spam gemarkeerd of mislukt kunnen zijn als gevolg van regels van derden
• Peppol- en e-facturatievereisten kunnen afhangen van het land, het transactietype, de status van de ontvanger en de toepasselijke wetgeving

De Aanbieder is niet aansprakelijk voor storingen, uitval, afwijzing, onjuiste verwerking, beleidswijzigingen, kosten of juridische gevolgen veroorzaakt door diensten van derden, behalve voor zover veroorzaakt door de eigen bewezen fout van de Aanbieder en uitsluitend binnen de in deze Voorwaarden vastgelegde aansprakelijkheidsgrenzen.

9. Aanvaardbaar gebruik​

De Klant en zijn gebruikers mogen de Service niet gebruiken om:

• toepasselijke wet- of regelgeving te schenden
• intellectuele eigendom, privacy of andere rechten te schenden
• spam, ongevraagde marketing, beledigende berichten of misleidende communicatie te verzenden
• onrechtmatige, schadelijke, lasterlijke, discriminerende, obscene of frauduleuze inhoud te uploaden
• de beveiliging, integriteit of werking van de Service te verstoren
• te proberen ongeoorloofde toegang te verkrijgen tot systemen of gegevens
• de Service te reverse-engineeren, te kopiëren, te scrapen of te misbruiken
• virussen, malware of schadelijke code te introduceren
• de Service te gebruiken voor doeleinden met een hoog risico, noodsituaties, levensbedreigende of veiligheidskritieke doeleinden
• identiteit, afzenderinformatie of autorisatie verkeerd voor te stellen
• de Service te gebruiken in strijd met de regels van externe platforms

Wij kunnen de toegang opschorten of beëindigen wanneer wij redelijkerwijs van mening zijn dat deze paragraaf is geschonden.

10. Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen​

Wij streven ernaar een betrouwbare Service te leveren, maar wij garanderen geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid. De Service kan tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud, updates, beveiligingsincidenten, hosting- of netwerkproblemen, storingen bij derden, overmacht, wettelijke beperkingen of technische beperkingen.

Wij kunnen delen van de Service bijwerken, wijzigen, verbeteren, vervangen, verwijderen of stopzetten. Wanneer een wezenlijke wijziging betaalde functionaliteit aanzienlijk beïnvloedt, zullen wij waar praktisch haalbaar redelijke kennisgeving verstrekken.

11. Ondersteuning​

Ondersteuning kan worden geboden via e-mail, chat, telefoon, ticketsysteem of andere kanalen, afhankelijk van het abonnement of de overeenkomst. Tenzij uitdrukkelijk overeengekomen in een afzonderlijke serviceniveauovereenkomst, garanderen wij geen specifieke reactie- of oplostijden.

Ondersteuning omvat geen juridisch, boekhoudkundig, fiscaal, HR-, loon- of nalevingsadvies. Voor ondersteuningsverzoeken kan de Klant contact met ons opnemen via support@flowforth.app.

12. Verantwoordelijkheden van de Klant voor facturatie en administratie​

De Service kan helpen bij het aanmaken, verzenden, ontvangen, verwerken en opvolgen van facturen, creditnota's, herinneringen, betalingsverzoeken of Peppol-documenten. De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor:

• de juistheid en volledigheid van facturen en boekhoudkundige gegevens
• btw-behandeling, fiscale regels, factuurnummering en wettelijke vermeldingen
• het verifiëren van ontvangers, btw-nummers en Peppol-identificatoren
• het valideren van de betalingsstatus voordat actie wordt ondernomen
• het bewaren van gegevens waar wettelijk vereist
• naleving van boekhoud-, fiscale, e-facturatie- en archiveringsverplichtingen
• het waar passend controleren van documenten voordat deze worden verzonden

De Aanbieder verstrekt geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies.

13. Intellectuele eigendom​

De Service, met inbegrip van software, broncode, objectcode, ontwerpen, databases, werkstromen, gebruikersinterface, documentatie, logo's, handelsmerken, knowhow en aanverwant materiaal, is eigendom van Vanderstraeten Serge BV of haar licentiegevers.

Behoudens het beperkte recht om de Service te gebruiken onder deze Voorwaarden, worden geen intellectuele-eigendomsrechten overgedragen aan de Klant.

De Klant mag de Service niet kopiëren, wijzigen, distribueren, verkopen, verhuren, in sublicentie geven, reverse-engineeren of er afgeleide werken van maken, behalve waar dit uitdrukkelijk wettelijk is toegestaan.

Feedback, suggesties of ideeën die door de Klant worden verstrekt, mogen door de Aanbieder zonder beperking of vergoeding worden gebruikt, mits dit geen vertrouwelijke Klantgegevens onthult.

14. Vertrouwelijkheid​

Elke partij kan vertrouwelijke informatie van de andere partij ontvangen. Vertrouwelijke informatie kan bedrijfsinformatie, prijzen, technische informatie, beveiligingsinformatie, klantenlijsten, software, productplannen en niet-openbare gegevens omvatten.

De ontvangende partij zal vertrouwelijke informatie uitsluitend gebruiken voor de doeleinden van de overeenkomst, deze beschermen met redelijke zorgvuldigheid, deze niet aan derden bekendmaken behalve waar nodig voor de uitvoering, wettelijke naleving of professioneel advies, en ervoor zorgen dat bevoegde ontvangers gebonden zijn aan passende geheimhoudingsverplichtingen.

Deze verplichting is niet van toepassing op informatie die openbaar is, reeds bekend is, onafhankelijk is ontwikkeld of rechtmatig van een derde is ontvangen zonder geheimhoudingsbeperkingen.

15. Beveiliging​

Wij implementeren redelijke technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om de Service en Klantgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging en openbaarmaking.

Geen enkel systeem is echter volledig veilig. De Klant is verantwoordelijk voor het gebruik van sterke wachtwoorden, het beschermen van apparaten en accounts, het beheren van gebruikerstoegang, het deactiveren van accounts van voormalige werknemers, het controleren van rechten en het onverwijld melden van vermoedelijke incidenten.

16. Back-ups en gegevensexport​

Wij kunnen back-ups bijhouden voor operationele, continuïteits- en beveiligingsdoeleinden. Back-ups zijn niet bedoeld als vervanging voor de eigen gegevens, exports of wettelijke archiveringsverplichtingen van de Klant.

Waar technisch beschikbaar, kan de Klant bepaalde Klantgegevens exporteren tijdens het actieve abonnement. Na beëindiging kan de toegang tot exports beperkt of niet beschikbaar zijn.

17. Opschorting​

Wij kunnen de toegang tot de gehele Service of een deel daarvan opschorten indien kosten achterstallig zijn, de Klant deze Voorwaarden schendt, het account juridische/beveiligings-/operationele risico's creëert, opschorting wettelijk of door een externe aanbieder vereist is, het gebruik door de Klant schade kan toebrengen aan de Aanbieder of anderen, of geautomatiseerde berichten of integraties onrechtmatig of oneigenlijk worden gebruikt.

Waar redelijk zullen wij kennisgeving verstrekken en de gelegenheid bieden om het probleem te verhelpen.

18. Looptijd en beëindiging​

Deze Voorwaarden blijven van kracht zolang de Klant de Service gebruikt of een actief abonnement heeft.

Elke partij kan beëindigen in overeenstemming met het toepasselijke bestelformulier, de abonnementsvoorwaarden of de schriftelijke overeenkomst. Wij kunnen onmiddellijk beëindigen of opschorten in geval van ernstige inbreuk, onrechtmatig gebruik, niet-betaling, beveiligingsrisico of misbruik.

Bij beëindiging eindigt het recht van de Klant om de Service te gebruiken, worden openstaande kosten onmiddellijk opeisbaar, en kunnen wij Klantgegevens verwijderen of anonimiseren na een redelijke bewaartermijn, tenzij wettelijke verplichtingen bewaring vereisen. Bepalingen die bedoeld zijn om de beëindiging te overleven, blijven van kracht, waaronder vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, betalingsverplichtingen en bepalingen inzake gegevensbescherming.

19. Vrijwaringen​

De Service wordt geleverd op een "as is"- en "as available"-basis, behalve waar uitdrukkelijk anders overeengekomen.

De Aanbieder garandeert niet dat de Service ononderbroken, foutloos of altijd beschikbaar zal zijn; dat elk bericht, elke factuur of elke herinnering zal worden afgeleverd of gelezen; dat integraties altijd beschikbaar zullen blijven; dat externe platforms communicatie zullen aanvaarden of verwerken; dat de Service zal voldoen aan elke juridische, boekhoudkundige, HR-, fiscale of zakelijke vereiste van de Klant; of dat door de Klant ingevoerde gegevens juist of conform zijn.

De Klant moet belangrijke uitvoer, facturen, berichten, herinneringen, rapporten en juridische communicatie onafhankelijk verifiëren voordat hij erop vertrouwt.

20. Beperking van aansprakelijkheid​

Voor zover maximaal wettelijk toegestaan, is de Aanbieder niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere, gevolg- of punitieve schade, met inbegrip van winstderving, omzetderving, verlies van zakelijke kansen, reputatieschade, gegevensverlies, bedrijfsonderbreking, gemiste deadlines, mislukte communicatie, mislukte facturen, boetes, vorderingen van derden of kosten van vervangende diensten.

De totale gezamenlijke aansprakelijkheid van de Aanbieder die voortvloeit uit of verband houdt met de Service is beperkt tot het bedrag dat de Klant aan de Aanbieder heeft betaald voor de Service gedurende de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de aansprakelijkheid.

Niets in deze Voorwaarden beperkt de aansprakelijkheid waar een dergelijke beperking niet wettelijk is toegestaan, met inbegrip van aansprakelijkheid voor fraude, opzettelijk wangedrag of overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door nalatigheid waar dit wettelijk van toepassing is.

21. Vrijwaring​

De Klant zal de Aanbieder vrijwaren en schadeloos stellen tegen vorderingen, schade, boetes, kosten en uitgaven die voortvloeien uit Klantgegevens, onrechtmatig of niet-conform gebruik van de Service, berichten/herinneringen/communicatie verzonden door of namens de Klant, schending van wetgeving inzake privacy/e-privacy/directe marketing/arbeid/consumenten/belastingen/boekhouding door de Klant, schending van de regels van externe platforms, ongeoorloofd gebruik van het account van de Klant, of schending van deze Voorwaarden.

22. Overmacht​

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of tekortkoming in de nakoming veroorzaakt door gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, met inbegrip van natuurrampen, oorlog, terrorisme, stakingen, arbeidsgeschillen, overheidsmaatregelen, internetstoringen, hostingstoringen, cyberaanvallen, stroomuitval, storingen van externe platforms, epidemieën of andere overmachtssituaties.

23. Wijzigingen in deze Voorwaarden​

Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen redelijke kennisgeving verstrekken van wezenlijke wijzigingen, bijvoorbeeld per e-mail, via een in-app-melding of door publicatie via de Service. Voortgezet gebruik van de Service na de ingangsdatum van de bijgewerkte Voorwaarden vormt aanvaarding van de bijgewerkte Voorwaarden. Als de Klant niet akkoord gaat, moet de Klant het gebruik van de Service staken en kan hij beëindigen volgens de toepasselijke abonnementsvoorwaarden.

24. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank​

Deze Voorwaarden worden beheerst door het recht van België, zonder rekening te houden met de regels van internationaal privaatrecht. Tenzij dwingend recht anders bepaalt, zijn de bevoegde rechtbanken van België bevoegd voor geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden of de Service.

25. Contact​

Voor vragen over deze Voorwaarden, privacyaangelegenheden, ondersteuningsverzoeken of verzoeken inzake gegevensbescherming kunt u contact opnemen met:

Vanderstraeten Serge BV Zwaantje 22, 9940 Evergem, België E-mail: support@flowforth.app Ondernemingsnummer: 0886.954.241 Btw-nummer: BE0886.954.241

Addendum 1 — Gegevensverwerkingsaddendum

Het Gegevensverwerkingsaddendum maakt deel uit van deze Voorwaarden en is automatisch van toepassing wanneer de Aanbieder persoonsgegevens namens de Klant als verwerker verwerkt.