Meldingsvoorkeuren voor klanten

FlowForth kan automatische WhatsApp-meldingen naar je klanten sturen over aankomende en voltooide activiteiten. Deze handleiding legt uit hoe je meldingsvoorkeuren configureert voor individuele klanten.

info

Meldingsvoorkeuren zijn alleen beschikbaar wanneer je organisatie de Meldingen-integratie heeft ingeschakeld. Als je de meldingssectie niet ziet op de klantdetailpagina, controleer dan de integratie-instellingen van je organisatie.

WhatsApp opt-in

Voordat een klant meldingen kan ontvangen, moet je hun toestemming vastleggen. FlowForth houdt de opt-in-status bij voor AVG-naleving.

Een klant aanmelden

1. Open de klantdetailpagina van de klant.
2. Scroll naar de sectie Meldingen.
3. Vul het opt-in-formulier in:
   • Telefoonnummer (verplicht) — Het WhatsApp-nummer van de klant in internationaal formaat (bijv. +31612345678).
   • Opt-in-methode (verplicht) — Hoe de toestemming is verkregen:
     • Mondeling — De klant heeft mondeling ingestemd.
     • Schriftelijk — De klant heeft een document ondertekend.
     • Digitaal formulier — De klant heeft een online formulier ingestuurd.
     • Serviceovereenkomst — Toestemming was opgenomen in de serviceovereenkomst.
   • Opt-in-notities (optioneel) — Aanvullende context over hoe toestemming is gegeven, opgeslagen voor auditdoeleinden.
4. Klik op Opslaan om de opt-in vast te leggen.

notitie

De berichttaal van de klant stelt u apart in via de sectie Taalvoorkeur (zie Voorkeurstaal wijzigen), zodat u een klant niet hoeft aan te melden voor WhatsApp alleen om hun taal bij te werken. Een klant aanmelden verandert de taal niet: een klant die de organisatiestandaard gebruikt, blijft die gebruiken.

tip

Telefoonnummers moeten het internationale E.164-formaat gebruiken: een + gevolgd door de landcode en het nummer, zonder spaties of streepjes. Bijvoorbeeld: +31612345678 voor een Nederlands nummer of +32475123456 voor een Belgisch nummer.

Opt-in-status bekijken

Zodra een klant is aangemeld, toont de meldingssectie:

• Een groene Aangemeld-badge
• Het geregistreerde WhatsApp-nummer
• Toestemmingsgegevens (methode, datum en notities)
• Een knop Meldingen uitschakelen

Een klant afmelden

Om te stoppen met het sturen van meldingen naar een klant:

1. Open de detailpagina van de klant.
2. Klik in de sectie Meldingen op Meldingen uitschakelen.

De afmelding van de klant wordt vastgelegd met een tijdstempel. Je kunt ze op elk moment opnieuw aanmelden door het opt-in-formulier opnieuw in te vullen.

Instellingen voor herinneringsmeldingen

Nadat een klant is aangemeld, kun je instellen welke herinneringen ze ontvangen.

Beschikbare herinneringen

Herinnering	Standaard	Beschrijving
Dag ervoor	Ingeschakeld om 18:00	Verstuurd de avond voor een geplande activiteit
Ochtend van	Ingeschakeld om 08:00	Verstuurd op de ochtend van een geplande activiteit
Uur ervoor	Uitgeschakeld	Verstuurd een uur voor een geplande activiteit
Dienst voltooid	Ingeschakeld	Verstuurd wanneer een activiteit als voltooid is gemarkeerd

Herinneringen aanpassen

Voor elk herinneringstype kun je:

• Het in- of uitschakelen met de schakelaar.
• Het tijdstip instellen (voor herinneringen Dag ervoor en Ochtend van) — kies hoe laat de melding wordt verstuurd.

Terugzetten naar standaard

Klik op Terugzetten naar standaard om alle herinneringsinstellingen te herstellen naar de systeemstandaarden:

• Dag ervoor: ingeschakeld, verstuurd om 18:00
• Ochtend van: ingeschakeld, verstuurd om 08:00
• Uur ervoor: uitgeschakeld
• Dienst voltooid: ingeschakeld

Klik na het aanbrengen van wijzigingen op Opslaan om de nieuwe instellingen toe te passen.

Voorkeurstaal wijzigen

Elke klantdetailpagina heeft een aparte sectie Taalvoorkeur. Deze sectie is altijd beschikbaar — ook wanneer de Meldingen-integratie uit staat of de klant zich niet heeft aangemeld voor WhatsApp — en wordt direct opgeslagen zodra u een taal kiest.

De voorkeurstaal bepaalt de taal van alle communicatie die naar die klant wordt gestuurd, waaronder e-mailherinneringen en WhatsApp-berichtsjablonen. Omdat het een losstaande instelling is, kunt u de taal voor e-mails van een klant bijwerken zonder hun WhatsApp-meldingsinstellingen in te schakelen of te wijzigen.

De keuzelijst heeft drie opties:

Optie	Wat de klant krijgt
Organisatiestandaard gebruiken (…)	De standaard communicatietaal van uw organisatie, die tussen haakjes staat. Dit is de standaard voor nieuwe klanten.
Engels	Altijd Engels
Nederlands	Altijd Nederlands

Wanneer de klant de organisatiestandaard gebruikt, toont een regel onder de keuzelijst welke taal de klant nu krijgt, bijvoorbeeld Momenteel: Nederlands (organisatiestandaard). Als een beheerder de organisatiestandaard later wijzigt, volgen deze klanten automatisch mee. Klanten die op Engels of Nederlands staan, houden hun eigen taal.

tip

Kies alleen een specifieke taal voor klanten die afwijken van de rest van uw klanten. Spreken de meeste van uw klanten Nederlands, stel dan de organisatiestandaard in op Nederlands en laat klanten op Organisatiestandaard gebruiken staan; kies Engels alleen voor de enkelen die dat nodig hebben.

Zie ook

• Overzicht meldingen — Leer hoe het FlowForth-meldingssysteem werkt binnen je organisatie
• Geplande meldingen — Begrijp hoe automatische herinneringen in de wachtrij worden geplaatst en afgeleverd
• Meldingssjablonen — Bekijk en pas de WhatsApp-berichtsjablonen aan die worden gebruikt voor klantmeldingen