Overzicht facturatie
FlowForth bevat een volledig facturatiesysteem waarmee je facturen kunt genereren vanuit afgeronde activiteiten, VAT kunt beheren, facturen elektronisch kunt versturen en betalingen kunt volgen — allemaal vanuit de app.
Hoe facturatie werkt
De facturatieworkflow in FlowForth volgt deze stappen:
- Activiteiten afronden — Activiteiten worden uitgevoerd en bijgehouden in het systeem.
- Een factuur aanmaken — Selecteer een klant en kies welke afgeronde activiteiten je wilt opnemen.
- Controleren en bewerken — Pas prijzen aan, voeg kortingen toe, stel VAT in en voeg handmatige regelitems toe indien nodig.
- De factuur versturen — Verstuur via Peppol e-facturatie of e-mail. De factuur wordt na verzending vergrendeld voor naleving.
- Betaling bijhouden — Volg of facturen zijn betaald en markeer ze dienovereenkomstig.
Factuurstatussen
Facturen doorlopen de volgende statussen:
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| Concept | Factuur wordt voorbereid — volledig bewerkbaar |
| Verzonden | Factuur is naar de klant gestuurd — onbetaald |
| Betaald | Betaling ontvangen — handmatig gemarkeerd door gebruiker |
| Geannuleerd | Verouderde status — alleen getoond op facturen die zijn geannuleerd voordat annuleren werd afgeschaft |
tip
Alleen Concept-facturen kunnen worden bewerkt of verwijderd. Zodra een factuur is verzonden, worden de waarden vergrendeld voor EU-naleving en auditdoeleinden. Facturen krijgen een echt nummer op het moment dat ze worden aangemaakt; het verwijderen van een concept geeft dat nummer vrij voor hergebruik. Om een verzonden factuur terug te draaien, geef je een creditnota uit — facturen kunnen niet meer worden geannuleerd.
Belangrijkste functies
- Activiteitsgebaseerde facturatie — Genereer facturen rechtstreeks vanuit afgeronde activiteiten, met optionele prijsoverschrijvingen.
- Handmatige regelitems — Voeg aangepaste regelitems toe voor werk dat niet als activiteit is bijgehouden.
- VAT per regel — Stel VAT-tarieven en Peppol-belastingcategorieën individueel in per regelitem. Nieuwe regels worden standaard ingesteld op de belastingcode en het VAT-tarief van je organisatie.
- Kortingen — Pas een vast bedrag of percentagekorting toe op een factuur.
- Peppol e-facturatie — Verstuur facturen elektronisch via het Peppol-netwerk als je klant een Peppol-ID heeft.
- E-mailbezorging — Verstuur factuur-PDF's per e-mail als terugvaloptie.
- PDF-generatie — Professionele PDF-facturen met je organisatiegegevens, VAT-specificatie en betalingsinformatie.
- Betalingsherinneringen — Stuur herinneringen voor achterstallige facturen via e-mail of WhatsApp, met optionele PDF-bijlage en aanpasbare e-mailsjablonen.
- Creditnota's — Maak volledige of gedeeltelijke creditnota's aan voor verzonden facturen.
- Factuurdagboek — Fiscaal rapportageoverzicht met VAT-specificaties en CSV-export.
- Facturen massaal downloaden — Exporteer facturen in bulk als één ZIP-archief, gefilterd op klanttype, datumbereik en status; geleverd via een downloadlink per e-mail. Zie Facturen massaal downloaden.
- Omzetrapporten — Analyses met grafieken, klant- en gebruikersfilters en datumbereiken.
- Opeenvolgende nummering — Configureerbare automatisch oplopende factuur- en creditnotanummers, toegewezen bij het aanmaken; het verwijderen van een concept geeft het nummer vrij voor hergebruik.
- Niet-zakelijke klanten — Factureer particulieren en huishoudens met e-mailbezorging en een aparte nummerreeks.
- Klanten met een vrij beroep — Markeer een zakelijke klant (arts, advocaat, notaris…) als Vrij beroep om zijn facturen en creditnota's uitsluitend per e-mail te bezorgen, buiten het Peppol-netwerk, terwijl de zakelijke
INV--nummerreeks behouden blijft. Zie Niet-zakelijke klanten. - E-mailadres facturatiecontact — Elke klant heeft een specifiek E-mailadres facturatiecontact dat alle factuur- en creditnota-e-mails ontvangt. Verzenden is geblokkeerd totdat dit is ingesteld.
- Standaard belastinginstellingen per klant — Geef een klant een eigen standaard belastingcode en VAT-percentage om nieuwe factuurregels vooraf in te vullen, met voorrang op de organisatiestandaard.
- Meerdere betaalmethoden — Configureer een willekeurig aantal bankrekeningen op de organisatie, elk met een eigen IBAN, BIC, banknaam en QR-instellingen. Kies per factuur welke methode je gebruikt; de gegevens van de gekozen methode worden op de factuur vastgelegd bij verzending.
- EPC QR-codes — Facturen kunnen een EPC QR-code bevatten in het betalingsgedeelte, waarmee klanten een SEPA-overboeking kunnen starten door te scannen met hun bank-app.
Waar vind je facturatie?
Navigeer naar Invoices in het hoofdnavigatiemenu om de facturenlijst te openen. Van daaruit kun je nieuwe facturen aanmaken, bestaande bekijken en factuurrapportages openen.
Wat nu?
- Factuur Dashboard — Actiegericht dashboard voor openstaande facturen, achterstallige betalingen en ongefactureerde klanten.
- Facturenlijst & Filters — Blader door en filter facturen op status, klant, categorie en beoordelingsstatus.
- Een factuur aanmaken — Stapsgewijze handleiding voor het genereren van een factuur.
- Factuurdetails — Facturen bekijken, bewerken en versturen.
- Betalingsherinneringen — Herinneringen versturen voor achterstallige facturen via e-mail of WhatsApp.
- Factuurdagboek — Fiscale rapportage en naleving.
- Facturen massaal downloaden — Exporteer facturen in bulk als één ZIP-archief.
- Omzetrapportages — Omzetanalyses en grafieken.
- Factuurnummering — Opeenvolgende nummering instellen.
- Niet-zakelijke klanten — Particulieren en huishoudens factureren.
- Creditnota's — Terugbetalingen en correcties uitgeven.
- Betaalmethoden — Beheer de bankrekeningen en QR-instellingen die elke factuur gebruikt.
- EPC QR-codes — Scanbare betaal-QR-codes toevoegen aan facturen.
Was this page helpful?