Organisatie-instellingen
Met FlowForth kunnen organisatiebeheerders bedrijfsgegevens, factureringsdetails, huisstijl en e-facturatie-identificatoren configureren — allemaal vanuit één instellingenpagina.
Voordat je begint
Je hebt de rol Organisatiebeheerder nodig om organisatie-instellingen te openen. Zie Gebruikersrollen begrijpen voor meer informatie.
Organisatie-instellingen openen
- Klik op Instellingen in het hoofdmenu.
- Selecteer Organisatie om de instellingenpagina te openen.
Algemene instellingen
Configureer de basisidentiteit van je organisatie:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Organisatienaam (verplicht) | De naam die overal in FlowForth wordt weergegeven |
| Organisatie-slug | Een unieke URL-vriendelijke identificator voor je organisatie |
Bedrijfsgegevens
Voeg je bedrijfsdetails toe die op facturen en klantgerichte documenten verschijnen:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Bedrijfsnaam | Je geregistreerde bedrijfsnaam |
| Website | De website-URL van je organisatie |
| Logo | Upload je bedrijfslogo (JPEG, PNG, GIF, WebP of SVG) |
| Algemene voorwaarden | Upload een PDF van je algemene voorwaarden |
Je logo verschijnt op gegenereerde factuur-PDF's. Upload een duidelijke afbeelding met hoge resolutie voor het beste resultaat.
Je logo in e-mails
Je logo wordt ook bovenaan getoond in de e-mails die FlowForth naar je klanten stuurt — facturen, creditnota's en betalingsherinneringen. Je bedrijfsnaam staat ernaast in de openingszin van de e-mail.
E-mails gebruiken je logo alleen als het een PNG-, JPEG- of GIF-bestand van minder dan 5 MB is. SVG- en WebP-logo's worden niet getoond, omdat ze niet betrouwbaar worden weergegeven in e-mailprogramma's zoals Outlook. Die formaten werken wel overal elders in FlowForth, waaronder op je factuur-PDF's — wil je je logo ook in e-mails, upload dan een PNG- of JPEG-versie.
Als er geen logo gebruikt kan worden, valt de e-mail terug op je bedrijfsnaam als tekst en wordt de e-mail gewoon verstuurd. Je bedrijfsnaam staat sowieso in de openingszin, zodat klanten kunnen zien van wie de e-mail komt, zelfs als hun e-mailprogramma afbeeldingen blokkeert.
Factuuradres
Stel het adres in dat op je facturen verschijnt:
- Straat — Straatnaam en huisnummer
- Postcode — Postcode
- Stad — Plaatsnaam
- Land — Selecteer uit de beschikbare landenlijst
- Facturatie-e-mail — E-mailadres voor factuurcorrespondentie
- Facturatietelefoon — Telefoonnummer voor facturatiecontact
E-facturatie-identificatoren
Als je Peppol e-facturatie gebruikt, configureer dan deze identificatoren:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Btw-nummer | Je btw-registratienummer (gevalideerd per landformaat) |
| Ondernemingsnummer | Je bedrijfsregistratienummer |
| Peppol-ID | Je Peppol-deelnemersidentificator |
Betaalmethoden
Configureer de bankrekeningen die op je facturen verschijnen. Je kunt een willekeurig aantal betaalmethoden toevoegen — elk met een eigen IBAN, BIC, banknaam en EPC QR-code-instellingen — en er één markeren als de standaard voor nieuwe facturen. Op concept-facturen en creditnota's kun je de gekozen methode per document overschrijven.
De oude enkele IBAN/BIC-velden en de EPC QR-schakelaar die voorheen rechtstreeks op de organisatie stonden, zijn in deze beheerde lijst opgenomen; voor organisaties die maar één bankrekening gebruiken, behoudt FlowForth één Default-betaalmethode die zich identiek gedraagt aan de vorige opzet.
Zie Betaalmethoden voor de volledige uitleg over het toevoegen, bewerken, standaard instellen en archiveren van methoden, en EPC QR-codes voor hoe de per-methode QR-instellingen de factuur-PDF's beïnvloeden.
Factuurstandaarden
Configureer standaardwaarden die worden toegepast bij het aanmaken van nieuwe facturen:
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Standaard belastingcode | De Peppol-belastingcategoriecode die standaard wordt toegepast op nieuwe factuurregels en activiteiten. Je kunt de belastingcode per regel overschrijven bij het bewerken van een factuur. |
| Standaard btw-percentage | Het btw-tarief dat wordt toegepast op nieuwe regelitems wanneer de belastingcategorie S (Standaard) is. Standaard 21%. Wanneer de standaard belastingcode niet-S is, wordt dit automatisch op 0% gezet en is het alleen-lezen. |
De beschikbare belastingcodes zijn:
| Code | Betekenis |
|---|---|
| S — Standaardtarief | De standaardinstelling. Het standaard btw-tarief is van toepassing. |
| Z — Nultarief | Btw is van toepassing tegen 0%. |
| E — Vrijgesteld van belasting | Geen btw in rekening gebracht; een vrijstellingsreden is vereist op de factuur. |
| O — Buiten btw-bereik | De transactie valt niet onder de btw. |
| AE — Verlegging | De btw wordt verrekend door de koper (verleggingsregeling). |
| K — Intracommunautaire levering | Nultarief levering binnen de EU. |
| G — Export buiten EU | Nultarief export naar een niet-EU-land. |
De standaard belastingcode is ingesteld op S (Standaardtarief) voor nieuwe organisaties. Wijzig dit hier als je organisatie voornamelijk een andere belastingcategorie gebruikt — bijvoorbeeld AE (Verlegging) als de meeste van je klanten btw via verlegging afhandelen.
Standaard communicatietaal
De sectie Standaard Communicatietaal staat direct onder de standaard belastinginstellingen. Hiermee stel je de taal in waarin je klanten communicatie ontvangen, en de taal van de uitnodigings- en wachtwoordherstel-e-mails die je teamleden ontvangen:
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Standaardtaal | Engels of Nederlands. Gebruikt voor e-mails, WhatsApp-berichten en herinneringen aan klanten zonder eigen taalinstelling, en voor uitnodigings- en wachtwoordherstel-e-mails. |
De instelling wordt opgeslagen met dezelfde knop Factureringsinstellingen Opslaan als de standaard belastinginstellingen.
Welke berichten deze taal gebruiken
De organisatiestandaard geldt voor alles wat FlowForth naar een klant stuurt:
- E-mails met facturen en creditnota's
- Betalingsherinneringen, per e-mail en via WhatsApp
- Geplande WhatsApp-afspraakherinneringen en berichten dat een dienst is voltooid
- WhatsApp-berichten die je handmatig verstuurt, en automatische antwoorden op berichten van klanten
De instelling verandert niet:
- De PDF's van facturen en creditnota's; die zijn momenteel altijd in het Engels.
- Peppol-e-facturen; die worden via het Peppol-netwerk bezorgd.
Uitnodigings- en wachtwoordherstel-e-mails
De e-mails die je teamleden ontvangen om lid te worden van FlowForth of hun wachtwoord opnieuw in te stellen, gebruiken ook deze taal:
- Uitnodigingen worden verstuurd in de taal van de organisatie die de uitnodiging verstuurt.
- Wachtwoordherstel-e-mails worden verstuurd in de taal van de organisatie waartoe de persoon behoort. Behoort iemand tot meerdere organisaties met verschillende talen, dan wordt de organisatie gebruikt waar die persoon het eerst lid van werd. Behoort iemand tot geen enkele actieve organisatie, dan wordt de e-mail in het Engels verstuurd.
De link in de e-mail opent de registratie- of wachtwoordherstelpagina in dezelfde taal, zodat iemand geen Nederlandse e-mail krijgt gevolgd door een Engelse pagina. Daarna onthoudt FlowForth de taal in de browser totdat de persoon deze zelf wijzigt.
Hoe klanten de taal overnemen
Elke klant heeft ofwel een eigen taal, ofwel gebruikt de organisatiestandaard. Een klant die de organisatiestandaard gebruikt, volgt deze instelling altijd. Wanneer je de standaard van Engels naar Nederlands wijzigt, schakelt elke klant zonder eigen taal dus meteen over naar Nederlands. Klanten met een eigen taal blijven ongewijzigd.
Je stelt de eigen taal van een klant in bij het toevoegen van een klant of in de sectie Taalvoorkeur op de klantdetailpagina.
Bestaande organisaties beginnen met Engels als standaard, dus er verandert niets totdat je zelf iets anders kiest. Klanten die vóór deze instelling op Engels stonden, gebruiken nu de organisatiestandaard. Klanten die uitdrukkelijk op Nederlands stonden, houden Nederlands.
De taal kiezen voor een nieuwe organisatie
Wanneer je een nieuwe organisatie aanmaakt, vraagt het aanmaakformulier naar de Communicatietaal. Deze is vooraf ingesteld op de taal waarin je FlowForth gebruikt, en je kunt hem later in deze sectie wijzigen.
Route-instellingen
Bepaal hoe de functie Klaar voor werk werkt binnen je organisatie:
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Alleen klaar-voor-werk routes tonen op het dashboard | Indien ingeschakeld worden routes die niet als Klaar voor werk zijn gemarkeerd verborgen op het dashboard en werknemersroosters. Activiteiten die niet aan een route zijn toegewezen worden altijd getoond. |
| Alleen herinneringen versturen voor klaar-voor-werk routes | Indien ingeschakeld worden klantafspraakherinneringen alleen ingepland voor activiteiten op routes die als Klaar voor werk zijn gemarkeerd. Wanneer een route als klaar wordt gemarkeerd, worden meldingen automatisch ingepland. |
Beide instellingen staan standaard uit (uitgeschakeld). Wanneer ze zijn uitgeschakeld, verschijnen alle routes op dashboards en activeren alle in aanmerking komende activiteiten meldingen, ongeacht hun Klaar voor werk-status.
Zie Klaar voor werk voor details over de Klaar voor werk-schakelaar zelf.
Wat nu?
- Gebruikersbeheer — Nodig teamleden uit en beheer ze.
- Abonnement en facturering — Bekijk je abonnement en factureringsgegevens.
- Overzicht Facturatie — Ontdek hoe facturatie je organisatie-instellingen gebruikt.
- Klaar voor werk — Leer meer over de routegereedheidspoort.
Was this page helpful?