Een klant toevoegen

Deze handleiding leidt je door het aanmaken van een nieuwe klant in FlowForth.

Voordat je begint

Je hebt de rol Organisatiebeheerder nodig om klanten aan te maken. Als je de optie om een klant toe te voegen niet ziet, vraag je beheerder om toegang.

Stap voor stap

1. Ga naar de pagina Klanten via de hoofdnavigatie.
2. Klik op de knop Klant toevoegen in de rechterbovenhoek.
3. Er verschijnt een inline formulier met de volgende secties.

tip

Begin bij Zakelijke klanten met het blauwe vak Snel invullen via btw-nummer bovenaan het formulier. Eén opzoeking kan de bedrijfsnaam, het land en het adres invullen, zodat je alleen de contactgegevens zelf hoeft toe te voegen.

Snel invullen via btw-nummer

Voor Zakelijke klanten staat het veld VAT-nummer bovenaan het formulier, direct onder het klanttype en het bedrijfstype. Zo kun je het bedrijf opzoeken voordat je iets anders typt. Dit vak wordt niet getoond voor particuliere klanten, omdat zij geen VAT-nummer hebben.

• VAT-nummer — Het EU VAT-nummer van de klant. Wanneer je een VAT-nummer invoert, toont FlowForth het verwachte formaat voor het geselecteerde land (bijv. BE 0123.456.789 voor België).

Bedrijfsgegevens opzoeken via het VAT-nummer

FlowForth kan de bedrijfsnaam, het land en het adres invullen vanuit het EU VIES-register, zodat je ze niet zelf hoeft te typen.

1. Voer het VAT-nummer van de klant in, inclusief de landcode (bijvoorbeeld BE0123456789).
2. Klik op Opzoeken naast het VAT-nummer, of druk op Enter in het veld. FlowForth controleert het nummer bij VIES. Dit kan enkele seconden duren.
3. Onder het veld verschijnt een resultaatpaneel:
   • BTW-nummer Geldig (groen) toont de geregistreerde bedrijfsnaam en het adres, gevolgd door De volgende velden worden ingevuld: en een voorbeeld van precies welke waarden worden gebruikt.
   • BTW-nummer Ongeldig (rood) betekent dat VIES het nummer niet herkent, of dat de VIES-dienst niet bereikbaar was. Controleer het nummer of probeer het later opnieuw.
4. Klik op Deze gegevens gebruiken om de getoonde waarden in het formulier over te nemen.

Een klik op Deze gegevens gebruiken:

• Vult Bedrijfsnaam in met de geregistreerde naam en Land met het land van het VAT-nummer.
• Vult Straatnaam en huisnummer, Adresregel 2, Postcode en Stad alleen in als FlowForth het VIES-adres in die onderdelen kon opsplitsen. Anders blijven de adresvelden zoals ze zijn.
• Overschrijft waarden die al in die velden staan. Alle andere velden blijven ongewijzigd.
• Sluit het resultaatpaneel.

Er wordt niets opgeslagen totdat je op Klant aanmaken klikt, dus je kunt elke waarde eerst nog controleren en aanpassen. FlowForth past de hoofdletters van wat VIES teruggeeft niet aan. Nederlandse adressen komen bijvoorbeeld vaak in hoofdletters terug, dus je wilt ze misschien nog netjes maken. Als Maak ook een locatie aan op dit adres is aangevinkt, wordt het ingevulde adres ook gebruikt voor de eerste locatie van de klant.

notitie

Er wordt alleen opgezocht wanneer je op Opzoeken klikt of op Enter drukt. FlowForth controleert het nummer nooit automatisch tijdens het typen, omdat VIES traag kan zijn en sommige nationale diensten vaak niet beschikbaar zijn.

Wanneer niet alle gegevens kunnen worden ingevuld:

• Het adres kon niet automatisch worden opgesplitst. Vul het handmatig in. VIES gaf het adres terug in een formaat dat FlowForth niet kon opsplitsen in straat, postcode en stad. Het volledige adres staat in het paneel, zodat je het kunt overnemen. Deze gegevens gebruiken vult dan alleen de bedrijfsnaam en het land in.
• Het btw-nummer is geldig, maar dit land deelt geen bedrijfsgegevens. Sommige EU-landen, waaronder Duitsland en Spanje, bevestigen dat een VAT-nummer geldig is, maar publiceren de bedrijfsnaam en het adres niet via VIES. Er wordt dan geen knop Deze gegevens gebruiken getoond, dus vul de gegevens handmatig in.

Basisinformatie

• Bedrijfsnaam (verplicht) — De naam van het bedrijf van de klant of de volledige naam van de klant.
• Naam contactpersoon — De primaire contactpersoon bij deze klant.
• E-mailadres contactpersoon — E-mailadres van de contactpersoon.
• E-mailadres facturatiecontact — Het e-mailadres dat alle factuur- en creditnota-e-mails ontvangt — factuurbezorging, betalingsherinneringen en creditnota's. Je kunt dit leeg laten bij het aanmaken van de klant, maar het moet ingevuld zijn voordat je een factuur of creditnota kunt versturen. Bestaande klanten zijn vooraf ingevuld vanuit hun E-mailadres contactpersoon, zodat hun verzending blijft werken.
• Telefoonnummer contactpersoon — Telefoonnummer van de contactpersoon.

Bedrijfsadres

• Straatnaam en huisnummer — De straatnaam en het huisnummer.
• Adresregel 2 — Appartement, suite of aanvullende adresgegevens.
• Postcode — De postcode.
• Stad — De plaatsnaam.
• Land — Selecteer uit de vervolgkeuzelijst met ondersteunde landen.

Maak ook een locatie aan op dit adres

Direct onder de adresvelden staat het selectievakje Maak ook een locatie aan op dit adres. Het is standaard aangevinkt, omdat de meeste klanten maar één locatie hebben.

Wanneer het is aangevinkt, maakt een klik op Klant aanmaken in één stap de klant en zijn eerste locatie aan. De locatie gebruikt:

• De Bedrijfsnaam van de klant als locatienaam.
• De Straatnaam en huisnummer, Adresregel 2, Postcode, Stad en Land van de klant.
• De Naam contactpersoon en het Telefoonnummer contactpersoon van de klant als contactpersoon ter plaatse.

De coördinaten van de locatie worden automatisch op de achtergrond opgezocht, zodat de locatie zonder extra stappen op kaarten en in de routeplanning verschijnt.

Een locatie heeft een straat en huisnummer nodig. Zolang het selectievakje is aangevinkt, is Straatnaam en huisnummer verplicht en toont het formulier een foutmelding onder dat veld als je het leeg laat.

Vink het uit wanneer:

• Het bedrijfsadres van de klant niet de plek is waar je de werkzaamheden uitvoert (bijvoorbeeld een hoofdkantoor dat factureert voor werk op andere vestigingen).
• De klant meerdere locaties heeft en je elke locatie zelf een naam wilt geven en wilt instellen.
• Je nog geen straat en huisnummer voor de klant hebt.

Je kunt later altijd locaties toevoegen via de klantdetailpagina. Zie Een locatie toevoegen.

notitie

Deze optie is alleen beschikbaar bij het aanmaken van een klant. Als je later het adres van een klant wijzigt, worden de bestaande locaties niet aangepast.

Bedrijfstype

Voor Zakelijke klanten kun je een bedrijfssubtype kiezen dat bepaalt hoe facturen worden bezorgd:

Bedrijfstype	Bezorging	Nummering
Traditioneel (standaard)	Verzonden via het Peppol-netwerk, met e-mail als terugvaloptie	Zakelijke INV--reeks
Vrij beroep	Uitsluitend per e-mail verzonden — niet op het Peppol-netwerk	Zakelijke INV--reeks

Vrij beroep is bedoeld voor individuele ondernemers zoals artsen, advocaten, notarissen en fysiotherapeuten. Zij zijn juridisch gezien bedrijven (ze hebben een VAT-nummer en blijven in de zakelijke INV--reeks), maar staan niet op het Peppol-netwerk, dus hun facturen en creditnota's worden per e-mail verzonden — met dezelfde e-mailbediening als particuliere klanten. Wanneer je Vrij beroep kiest, wordt de sectie E-facturering met het veld PEPPOL-ID verborgen (het wordt nooit gebruikt); het vak Snel invullen via btw-nummer blijft.

Het bedrijfstype geldt alleen voor Zakelijke klanten; het wordt niet getoond voor particuliere klanten.

E-facturering

• PEPPOL-ID — Het PEPPOL-netwerkadres van de klant, gebruikt voor elektronische facturering. Deze sectie wordt alleen getoond voor Traditionele zakelijke klanten. Het VAT-nummer vul je in het vak Snel invullen via btw-nummer bovenaan het formulier in.

Standaard belastinginstellingen

Je kunt een klant een eigen standaard belastingcategorie en VAT-percentage geven die nieuwe factuurregels voor die klant vooraf invullen:

• Standaard belastingcode — De Peppol-belastingcategorie die wordt toegepast op nieuwe factuurregels (bijv. Standaard, Vrijgesteld). Laat dit op Organisatiestandaard gebruiken staan om de standaard belastingcode van je organisatie over te nemen.
• Standaard VAT % — Het VAT-tarief dat wordt gebruikt wanneer de standaard belastingcode Standaard is. Alleen bewerkbaar voor de belastingcode Standaard; niet-Standaard codes komen altijd uit op 0%.

Dit zijn alleen standaardwaarden — elke factuurregel kan nog steeds individueel worden gewijzigd. Ze zijn handig wanneer een klant altijd onder één categorie factureert. Een VAT-vrijgestelde medische klant met een vrij beroep kan bijvoorbeeld zijn standaard belastingcode op Vrijgesteld (E) zetten zodat elke nieuwe regel standaard vrijgesteld is, zonder de organisatiestandaard aan te passen. Zie Een factuur aanmaken voor hoe de regel-, klant- en organisatiestandaarden worden gecombineerd.

Communicatietaal

• Communicatietaal — De taal voor e-mails, WhatsApp-berichten en herinneringen aan deze klant. De eerste optie, Organisatiestandaard gebruiken (Engels) of Organisatiestandaard gebruiken (Nederlands), is standaard geselecteerd en toont tussen haakjes de huidige standaardtaal van je organisatie.

Laat dit op Organisatiestandaard gebruiken staan, tenzij deze klant een andere taal nodig heeft dan de rest van je klanten. Een klant die de organisatiestandaard gebruikt, volgt die automatisch, ook wanneer een beheerder de standaard later wijzigt. Kies Engels of Nederlands om de klant in plaats daarvan een eigen, vaste taal te geven. Zie Standaard communicatietaal voor welke berichten deze taal gebruiken.

Je kunt de taal op elk moment wijzigen in de sectie Taalvoorkeur op de klantdetailpagina. Zie Voorkeurstaal wijzigen.

Zeer belangrijke klant

• Zeer belangrijke klant (optioneel) — Zet deze schakelaar aan om de klant te markeren als altijd belangrijk. Nieuwe activiteiten voor alle locaties van deze klant worden dan standaard gemarkeerd als zeer belangrijke taken en krijgen de opvallende markering die overal in de kalender, planners en het routedashboard wordt getoond. Je kunt een afzonderlijke activiteit bij het aanmaken nog steeds ontmarkeren — de klantinstelling is een standaardwaarde, geen vergrendeling. Zie Een activiteit aanmaken voor hoe de markering verschijnt.

notitie

De optie om ook de bestaande activiteiten van een klant bij te werken verschijnt alleen bij het bewerken van een bestaande klant (een gloednieuwe klant heeft nog geen activiteiten). Zie Klantgegevens bekijken en bewerken.

Notities

• Interne notities — Vrije-tekst notities over deze klant. Deze zijn alleen zichtbaar voor je team.

4. Klik op Klant aanmaken om op te slaan.

De nieuwe klant verschijnt direct in je klantenlijst. Als je Maak ook een locatie aan op dit adres aangevinkt liet, wordt tegelijk de eerste locatie van de klant aangemaakt.

Wat nu?

Na het aanmaken van een klant wil je doorgaans:

• Locaties toevoegen — Maak extra locaties aan waar je werkzaamheden uitvoert voor deze klant, of de eerste als je Maak ook een locatie aan op dit adres had uitgevinkt. Zie Overzicht locaties.
• Meldingen instellen — Als je WhatsApp-meldingen gebruikt, configureer dan de meldingsvoorkeuren van de klant.

tip

Als je veel klanten moet toevoegen, overweeg dan de bulk-import functie om ze vanuit een CSV-bestand aan te maken.