Ga naar hoofdinhoud

Een klant toevoegen

Deze handleiding leidt je door het aanmaken van een nieuwe klant in FlowForth.

Voordat je begint​

Je hebt de rol Organisatiebeheerder nodig om klanten aan te maken. Als je de optie om een klant toe te voegen niet ziet, vraag je beheerder om toegang.

Stap voor stap​

  1. Ga naar de pagina Klanten via de hoofdnavigatie.
  2. Klik op de knop Klant toevoegen in de rechterbovenhoek.
  3. Er verschijnt een inline formulier met de volgende secties.

Basisinformatie​

  • Bedrijfsnaam (verplicht) — De naam van het bedrijf van de klant of de volledige naam van de klant.
  • Naam contactpersoon — De primaire contactpersoon bij deze klant.
  • E-mailadres contactpersoon — E-mailadres van de contactpersoon.
  • E-mailadres facturatiecontact — Het e-mailadres dat alle factuur- en creditnota-e-mails ontvangt — factuurbezorging, betalingsherinneringen en creditnota's. Je kunt dit leeg laten bij het aanmaken van de klant, maar het moet ingevuld zijn voordat je een factuur of creditnota kunt versturen. Bestaande klanten zijn vooraf ingevuld vanuit hun E-mailadres contactpersoon, zodat hun verzending blijft werken.
  • Telefoonnummer contactpersoon — Telefoonnummer van de contactpersoon.

Bedrijfsadres​

  • Straatnaam en huisnummer — De straatnaam en het huisnummer.
  • Adresregel 2 — Appartement, suite of aanvullende adresgegevens.
  • Postcode — De postcode.
  • Stad — De plaatsnaam.
  • Land — Selecteer uit de vervolgkeuzelijst met ondersteunde landen.

Bedrijfstype​

Voor Zakelijke klanten kun je een bedrijfssubtype kiezen dat bepaalt hoe facturen worden bezorgd:

BedrijfstypeBezorgingNummering
Traditioneel (standaard)Verzonden via het Peppol-netwerk, met e-mail als terugvaloptieZakelijke INV--reeks
Vrij beroepUitsluitend per e-mail verzonden — niet op het Peppol-netwerkZakelijke INV--reeks

Vrij beroep is bedoeld voor individuele ondernemers zoals artsen, advocaten, notarissen en fysiotherapeuten. Zij zijn juridisch gezien bedrijven (ze hebben een VAT-nummer en blijven in de zakelijke INV--reeks), maar staan niet op het Peppol-netwerk, dus hun facturen en creditnota's worden per e-mail verzonden — met dezelfde e-mailbediening als particuliere klanten. Wanneer je Vrij beroep kiest, wordt het veld PEPPOL-ID verborgen (het wordt nooit gebruikt); het veld VAT-nummer blijft.

Het bedrijfstype geldt alleen voor Zakelijke klanten; het wordt niet getoond voor particuliere klanten.

E-facturering​

  • VAT-nummer — Het EU VAT-nummer van de klant. Wanneer je een VAT-nummer invoert, toont FlowForth het verwachte formaat voor het geselecteerde land (bijv. BE 0123.456.789 voor België).
  • PEPPOL-ID — Het PEPPOL-netwerkadres van de klant, gebruikt voor elektronische facturering. Verborgen voor klanten met een vrij beroep.

Standaard belastinginstellingen​

Je kunt een klant een eigen standaard belastingcategorie en VAT-percentage geven die nieuwe factuurregels voor die klant vooraf invullen:

  • Standaard belastingcode — De Peppol-belastingcategorie die wordt toegepast op nieuwe factuurregels (bijv. Standaard, Vrijgesteld). Laat dit op Organisatiestandaard gebruiken staan om de standaard belastingcode van je organisatie over te nemen.
  • Standaard VAT % — Het VAT-tarief dat wordt gebruikt wanneer de standaard belastingcode Standaard is. Alleen bewerkbaar voor de belastingcode Standaard; niet-Standaard codes komen altijd uit op 0%.

Dit zijn alleen standaardwaarden — elke factuurregel kan nog steeds individueel worden gewijzigd. Ze zijn handig wanneer een klant altijd onder één categorie factureert. Een VAT-vrijgestelde medische klant met een vrij beroep kan bijvoorbeeld zijn standaard belastingcode op Vrijgesteld (E) zetten zodat elke nieuwe regel standaard vrijgesteld is, zonder de organisatiestandaard aan te passen. Zie Een factuur aanmaken voor hoe de regel-, klant- en organisatiestandaarden worden gecombineerd.

Zeer belangrijke klant​

  • Zeer belangrijke klant (optioneel) — Zet deze schakelaar aan om de klant te markeren als altijd belangrijk. Nieuwe activiteiten voor alle locaties van deze klant worden dan standaard gemarkeerd als zeer belangrijke taken en krijgen de opvallende markering die overal in de kalender, planners en het routedashboard wordt getoond. Je kunt een afzonderlijke activiteit bij het aanmaken nog steeds ontmarkeren — de klantinstelling is een standaardwaarde, geen vergrendeling. Zie Een activiteit aanmaken voor hoe de markering verschijnt.
notitie

De optie om ook de bestaande activiteiten van een klant bij te werken verschijnt alleen bij het bewerken van een bestaande klant (een gloednieuwe klant heeft nog geen activiteiten). Zie Klantgegevens bekijken en bewerken.

Notities​

  • Interne notities — Vrije-tekst notities over deze klant. Deze zijn alleen zichtbaar voor je team.
  1. Klik op Klant aanmaken om op te slaan.

De nieuwe klant verschijnt direct in je klantenlijst.

Wat nu?​

Na het aanmaken van een klant wil je doorgaans:

  • Locaties toevoegen — Maak een of meer locaties aan waar je werkzaamheden uitvoert voor deze klant. Zie Overzicht locaties.
  • Meldingen instellen — Als je WhatsApp-meldingen gebruikt, configureer dan de meldingsvoorkeuren van de klant.
tip

Als je veel klanten moet toevoegen, overweeg dan de bulk-import functie om ze vanuit een CSV-bestand aan te maken.

Was this page helpful?