Een factuur aanmaken

Deze handleiding leidt je door het genereren van een factuur vanuit afgeronde activiteiten in FlowForth.

Voordat je begint

Je hebt de rol Organization Admin nodig om facturen aan te maken. Je moet ook minstens een klant hebben met afgeronde activiteiten die nog niet zijn gefactureerd.

Stap voor stap

1. Navigeer naar Invoices in het hoofdnavigatiemenu.
2. Klik op de knop Create Invoice.
3. Je wordt naar de pagina voor het aanmaken van een factuur gebracht.

Selecteer een klant

Kies de klant die je wilt factureren. De keuzelijst toont alleen klanten met afgeronde, niet-gefactureerde activiteiten.

Selecteer activiteiten

Na het selecteren van een klant laadt FlowForth alle afgeronde activiteiten voor die klant die nog niet op een andere factuur staan. Selecteer de activiteiten die je wilt opnemen.

Elke activiteit toont:

• Titel en datum
• Locatienaam
• Prijs — de oorspronkelijke prijs van de activiteit

Prijsoverschrijvingen

Als je een ander bedrag wilt berekenen voor een activiteit, kun je een prijsoverschrijving instellen op individuele activiteiten. De overschrijving vervangt de oorspronkelijke prijs van de activiteit alleen voor deze factuur.

Handmatige regelitems

Je kunt aangepaste regelitems toevoegen voor werk dat niet als activiteit is bijgehouden:

• Beschrijving — Waarvoor het regelitem is.
• Aantal — Aantal eenheden.
• Eenheidsprijs — Prijs per eenheid.

tip

Lange beschrijvingen worden volledig behouden op de gegenereerde PDF. Tekst die buiten de beschrijvingskolom valt, loopt door op extra regels in plaats van te worden afgekapt, zodat klanten altijd de volledige details zien.

VAT-instellingen

VAT wordt per regelitem ingesteld — elke activiteit en elk handmatig regelitem heeft eigen belastinginstellingen. Wanneer je items toevoegt, worden de belastingcode en het VAT-tarief vooraf ingevuld vanuit de standaardwaarden van de geselecteerde klant indien ingesteld, anders vanuit de standaardwaarden van je organisatie.

Elk regelitem heeft:

• Belastingcategorie — De Peppol-belastingcategorie (bijv. Standaard, Verlegging, Nultarief). Vooraf ingevuld vanuit de klantstandaard, vervolgens de organisatiestandaard.
• VAT-percentage — Het VAT-tarief voor deze regel. Voor Standaard (S) regels vooraf ingevuld vanuit het standaard VAT-percentage van de klant, vervolgens de organisatiestandaard. Voor niet-Standaard categorieën wordt dit automatisch op 0% gezet.
• Reden belastingvrijstelling — Vereist voor bepaalde niet-Standaard belastingcategorieën, automatisch ingevuld waar van toepassing.
• Uitsluiten van VAT — Markeer een regel als uitgesloten van VAT-berekeningen.

Hoe de standaard belastingcode en het tarief worden bepaald

Voor elke nieuwe regel worden de belastingcode en het VAT-percentage ingevuld met de eerste waarde die bestaat, in deze volgorde:

1. De regelwaarde — alles wat je expliciet op de regel instelt heeft altijd voorrang.
2. De klantstandaard — de Standaard belastingcode / VAT % die op de geselecteerde klant is ingesteld, indien aanwezig.
3. De organisatiestandaard — de standaard belastingcode en het VAT-tarief van je organisatie (geconfigureerd in Organisatie-instellingen).

Hierdoor kan bijvoorbeeld een VAT-vrijgestelde arts (een klant met een vrij beroep) elke regel standaard op Vrijgesteld zetten zonder de organisatiestandaard te wijzigen. Je kunt elke afzonderlijke regel nog steeds overschrijven.

Zie Factuurdetails voor meer informatie over het bewerken van VAT per regel nadat de factuur is aangemaakt.

Kortingen

Pas optioneel een korting toe op de factuur:

• Vast bedrag — Een specifiek eurobedrag dat van het subtotaal wordt afgetrokken.
• Percentage — Een percentage van het subtotaal.

Je kunt per factuur slechts een type korting gebruiken, niet beide.

Datums en notities

• Uitgiftedatum — De datum waarop de factuur wordt uitgegeven. Wordt automatisch ingesteld op de datum van vandaag wanneer je een factuur aanmaakt. Je kunt dit wijzigen voor het opslaan.
• Vervaldatum — De uiterste betaaldatum. Wordt automatisch ingesteld op 14 dagen vanaf vandaag wanneer je een factuur aanmaakt. Je kunt dit wijzigen, maar de datum moet op of na de uitgiftedatum liggen.
• Notities — Vrije-tekstnotities die op de factuur-PDF verschijnen. Lange notities lopen automatisch door naar nieuwe regels, en expliciete alinea-onderbrekingen die je toevoegt blijven behouden op de PDF.

tip

De automatisch ingevulde datums zijn standaardwaarden — je kunt ze altijd aanpassen voor het opslaan. Bij het versturen van de factuur worden de werkelijke datums op de factuur gebruikt in het Peppol e-factuurbestand.

4. Klik op Save om de factuur als Concept op te slaan.

De factuur wordt opgeslagen en je wordt naar de factuurdetailpagina gebracht, waar je de factuur kunt controleren, bewerken en uiteindelijk versturen.

tip

Een echt factuurnummer wordt toegewezen op het moment dat het concept wordt aangemaakt (op basis van het klanttype), niet wanneer het wordt verzonden. Dit nummer is voorlopig totdat je verstuurt — als je het concept verwijdert, wordt het nummer vrijgegeven en hergebruikt door je volgende document. Zie Factuurnummering voor meer informatie.

Wat nu?

• Controleren en versturen — Bewerk het concept en verstuur het naar je klant. Zie Factuurdetails.
• Meer facturen toevoegen — Herhaal dit proces voor andere klanten.
• Rapportages bekijken — Bekijk omzetanalyses in Omzetrapportages.