Ga naar hoofdinhoud

EPC QR-codes op facturen

FlowForth kan een EPC QR-code (ook bekend als GiroCode) toevoegen aan je factuur-PDF's. Wanneer je klant de QR-code scant met zijn bank-app, wordt automatisch een SEPA-overboeking vooringevuld met het juiste IBAN, BIC, bedrag en betalingskenmerk — wat handmatige invoer en betaalfouten vermindert.

Wat is een EPC QR-code?​

Een EPC QR-code is een gestandaardiseerd QR-codeformaat, gedefinieerd door de European Payments Council, voor het initiëren van SEPA-overboekingen. De code bevat:

  • IBAN — Je bankrekeningnummer
  • BIC — De identificatiecode van je bank
  • Naam begunstigde — Je organisatienaam
  • Bedrag — Het factuurtotaal in EUR
  • Referentie — Het betalingskenmerk (zie Betalingsreferentieformaten hieronder)

De meeste Europese bank-apps herkennen EPC QR-codes en kunnen direct een betaling starten vanuit de camera of QR-scanner.

notitie

EPC QR-codes ondersteunen alleen EUR (Euro) betalingen via het SEPA-netwerk. Ze worden breed ondersteund door bank-apps in de eurozone.

Waar verschijnt de QR-code?​

De QR-code wordt weergegeven in het gedeelte betalingsinformatie onderaan de factuur-PDF, naast de bestaande IBAN-, BIC- en referentiegegevens:

  • Factuur-PDF's (zowel zakelijke als particuliere klanten) — QR-code verschijnt in de betalingsfooter
  • Creditnota-PDF's — Geen QR-code (niet van toepassing voor betalingen)

De QR-code is ongeveer 2,5 cm x 2,5 cm groot en rechts uitgelijnd in het betalingsgedeelte.

QR-codes in- of uitschakelen​

De EPC QR-codefunctie is standaard ingeschakeld voor alle organisaties. Je kunt deze aan- of uitzetten via je factuurinstellingen:

  1. Navigeer naar Settings in het hoofdmenu.
  2. Open het tabblad Billing.
  3. Zoek de schakelaar EPC QR Code on Invoices.
  4. Zet deze aan of uit naar wens.
  5. Klik op Save om je wijzigingen op te slaan.

Wanneer uitgeschakeld worden facturen gegenereerd zonder de QR-code en wordt het betalingsgedeelte weergegeven zoals voorheen — alleen tekst over de volledige breedte.

Betalingsreferentieformaten​

Wanneer de QR-code is ingeschakeld, kun je kiezen welk betalingsreferentieformaat erin wordt opgenomen. Gestructureerde referenties stellen je bank of boekhoudsoftware (zoals ClearFacts) in staat om binnenkomende betalingen automatisch te verzoenen met de bijbehorende factuur — zonder onzekere tekstherkenning.

Er zijn drie formaten beschikbaar:

FormaatVoorbeeldGeschikt voor
Ongestructureerd (factuurnummer)INV-00042Standaard; handmatige verzoening
Belgische gestructureerde mededeling (OGM/VCS)+++000/0000/00425+++Belgische binnenlandse betalingen; automatische verzoening in ClearFacts
Europees crediteurkenmerk (ISO 11649 / RF)RF45000000000042Grensoverschrijdende SEPA-betalingen

Ongestructureerd (factuurnummer)​

Het factuurnummer wordt als vrije tekst in de QR-code opgenomen. Banken bewaren het doorgaans op het rekeningafschrift, maar het koppelen van binnenkomende betalingen aan facturen gebeurt op basis van tekstherkenning en is meestal handmatig.

Dit is de standaardinstelling en komt overeen met het historische gedrag van FlowForth.

Belgische gestructureerde mededeling (OGM/VCS)​

OGM (Overschrijvingsformulier met Gestructureerde Mededeling) is de standaard gestructureerde referentie die wordt gebruikt voor Belgische binnenlandse betalingen. Het is een 12-cijferig getal in het formaat +++XXX/XXXX/XXXXX+++ met mod-97 controlecijfers die de ontvangende bank valideert.

FlowForth leidt de OGM automatisch af uit je factuurnummer — handmatige invoer is niet nodig. Voor factuur INV-00042 is de gegenereerde OGM +++000/0000/00425+++.

Aanbevolen wanneer:

  • Je klanten betalen via Belgische banken
  • Je facturen verzoent in ClearFacts of een andere boekhoudtool die OGM-matching ondersteunt
  • Je wilt dat de bank-app van je klant de referentie valideert voordat deze wordt verzonden

Europees crediteurkenmerk (ISO 11649 / RF)​

Het ISO 11649 RF-crediteurkenmerk is een internationale standaard die begint met RF, gevolgd door controlecijfers en maximaal 21 alfanumerieke tekens. Net als OGM bevat het ingebouwde validatie en is het ontworpen voor geautomatiseerde verzoening.

FlowForth leidt de RF-referentie automatisch af uit je factuurnummer. Voor factuur INV-00042 is het gegenereerde RF-kenmerk RF45000000000042.

Aanbevolen wanneer:

  • Je factureert aan klanten buiten België
  • Je wilt een SEPA-brede standaard die werkt met Europese banken en boekhoudplatforms

Een formaat kiezen​

Ga als volgt te werk om het betalingsreferentieformaat te wijzigen:

  1. Navigeer naar Settings → Billing.
  2. Zorg ervoor dat EPC QR Code on Invoices is ingeschakeld.
  3. Kies onder Payment reference format één van de drie opties.
  4. Klik op Save.
tip

De referentie wordt telkens bij het genereren van de PDF afgeleid van het factuurnummer, dus je kunt vrijelijk van formaat wisselen — het opnieuw genereren van een oudere factuur-PDF gebruikt het momenteel geselecteerde formaat.

Waar de referentie op de PDF verschijnt​

Het betalingsgedeelte toont zowel het factuurnummer als, wanneer een gestructureerd formaat is geselecteerd, de gestructureerde referentie op een aparte Mededeling-regel:

Betalingsinformatie

  IBAN:         BE68 5390 0754 7034
  BIC:          KREDBEBB
  Referentie:   INV-00042
  Mededeling:   +++000/0000/00425+++     [ QR-code ]
  • De regel Referentie toont altijd je factuurnummer.
  • De regel Mededeling verschijnt alleen wanneer je OGM/VCS of ISO 11649 / RF selecteert.
  • De QR-code zelf bevat de gestructureerde referentie wanneer die is geselecteerd, zodat het scannen ervan de bank-app voorinvult met het automatisch verzoenbare kenmerk.

Vereisten​

Om de QR-code op een factuur te laten verschijnen, moet aan alle volgende voorwaarden worden voldaan:

VereisteBeschrijving
Instelling ingeschakeldDe EPC QR-code schakelaar staat aan in de factuurinstellingen
IBAN geconfigureerdJe organisatie heeft een IBAN ingesteld in de factuurinstellingen
BIC geconfigureerdJe organisatie heeft een BIC ingesteld in de factuurinstellingen
OrganisatienaamJe organisatie heeft een bedrijfsnaam geconfigureerd
Positief bedragHet factuurtotaal is groter dan nul

Als niet aan een van deze vereisten wordt voldaan, wordt de QR-code stilzwijgend overgeslagen — er wordt geen foutmelding getoond en er verschijnt geen lege ruimte op de factuur. Het betalingsgedeelte wordt gewoon weergegeven zonder de QR-code.

tip

Zorg ervoor dat je IBAN, BIC en organisatienaam zijn geconfigureerd in Settings → Billing om volledig gebruik te maken van de QR-codefunctie.

Veelgestelde vragen​

Kan ik QR-codes gebruiken met niet-EUR-facturen?​

Nee. EPC QR-codes zijn onderdeel van de SEPA-standaard en ondersteunen alleen eurobetalingen. FlowForth-facturen zijn alleen in EUR, dus dit geldt voor alle facturen.

Werkt de QR-code met alle bank-apps?​

De meeste grote Europese bank-apps ondersteunen EPC QR-codes, waaronder apps van ING, ABN AMRO, Rabobank, KBC, BNP Paribas en vele andere. De klant scant de code eenvoudig met de QR-scanner of camera van de bank-app.

Wat als de bank-app van mijn klant het niet ondersteunt?​

De QR-code is volledig optioneel voor de ontvanger. Alle betalingsinformatie (IBAN, BIC, referentie) wordt nog steeds als tekst in het betalingsgedeelte afgedrukt, zodat klanten altijd een handmatige overboeking kunnen doen.

Verschijnt de QR-code op per e-mail verzonden facturen?​

Ja. De QR-code is ingebed in de factuur-PDF zelf, dus deze verschijnt ongeacht hoe de factuur wordt bezorgd — via Peppol, e-mail of handmatig gedownload.

Kan ik later van referentieformaat wisselen?​

Ja. De gestructureerde referentie wordt bij elke PDF-generatie afgeleid van het factuurnummer, dus een wijziging van formaat werkt onmiddellijk door en is van toepassing op alle factuur-PDF's die daarna opnieuw worden gegenereerd.

Welk formaat moet ik kiezen voor ClearFacts?​

ClearFacts en de meeste Belgische boekhoudtools koppelen betalingen op basis van OGM/VCS. Als je klanten via Belgische banken betalen, kies dan Belgian structured communication (OGM/VCS) voor de meest betrouwbare automatische verzoening.

Wat nu?​

Was this page helpful?