Ga naar hoofdinhoud

EPC QR-codes op facturen

FlowForth kan een EPC QR-code (ook bekend als GiroCode) toevoegen aan je factuur-PDF's. Wanneer je klant de QR-code scant met zijn bank-app, wordt automatisch een SEPA-overboeking vooringevuld met het juiste IBAN, BIC, bedrag en betalingskenmerk — wat handmatige invoer en betaalfouten vermindert.

Wat is een EPC QR-code?​

Een EPC QR-code is een gestandaardiseerd QR-codeformaat, gedefinieerd door de European Payments Council, voor het initiëren van SEPA-overboekingen. De code bevat:

  • IBAN — Je bankrekeningnummer
  • BIC — De identificatiecode van je bank
  • Naam begunstigde — Je organisatienaam
  • Bedrag — Het factuurtotaal in EUR
  • Referentie — Het betalingskenmerk (zie Betalingsreferentieformaten hieronder)

De meeste Europese bank-apps herkennen EPC QR-codes en kunnen direct een betaling starten vanuit de camera of QR-scanner.

notitie

EPC QR-codes ondersteunen alleen EUR (Euro) betalingen via het SEPA-netwerk. Ze worden breed ondersteund door bank-apps in de eurozone.

Waar verschijnt de QR-code?​

De QR-code wordt weergegeven in het gedeelte betalingsinformatie onderaan de factuur-PDF, naast de bestaande IBAN-, BIC- en referentiegegevens:

  • Factuur-PDF's (zowel zakelijke als particuliere klanten) — QR-code verschijnt in de betalingsfooter
  • Creditnota-PDF's — Geen QR-code (niet van toepassing voor betalingen)

De QR-code is ongeveer 2,5 cm x 2,5 cm groot en rechts uitgelijnd in het betalingsgedeelte.

QR-codes in- of uitschakelen​

De EPC QR-codefunctie is standaard ingeschakeld op elke nieuwe betaalmethode. Omdat de QR-schakelaar op elke betaalmethode staat — niet op de organisatie — kun je QR-codes inschakelen op de ene rekening (bijvoorbeeld een Belgische rekening die OGM/VCS gebruikt) en uitschakelen op een andere.

  1. Navigeer naar Settings in het hoofdmenu.
  2. Open de instellingenpagina Organisatie.
  3. Scroll naar het gedeelte Payment Methods.
  4. Klik op Edit bij de betaalmethode die je wilt wijzigen (of op Add payment method voor een nieuwe).
  5. Zet Enable EPC QR code on invoices aan of uit.
  6. Klik op Save.

Wanneer uitgeschakeld op een bepaalde betaalmethode, worden facturen die deze methode gebruiken gegenereerd zonder QR-code en wordt het betalingsgedeelte weergegeven zoals voorheen — alleen tekst over de volledige breedte. Facturen die een andere betaalmethode met QR ingeschakeld gebruiken, tonen de code nog gewoon.

tip

Als je één organisatiebrede schakelaar wilt, stel dan dezelfde waarde voor Enable EPC QR code on invoices in op elke betaalmethode. Nieuwe betaalmethoden staan standaard op aan.

Betalingsreferentieformaten​

Wanneer de QR-code is ingeschakeld op een betaalmethode, kun je kiezen welk betalingsreferentieformaat erin wordt opgenomen. Net als de QR-schakelaar zelf wordt het referentieformaat per betaalmethode geconfigureerd — zodat een Belgische rekening en een grensoverschrijdende rekening elk het formaat kunnen gebruiken dat het best bij hun klanten past. Gestructureerde referenties stellen je bank of boekhoudsoftware (zoals ClearFacts) in staat om binnenkomende betalingen automatisch te verzoenen met de bijbehorende factuur — zonder onzekere tekstherkenning.

Er zijn drie formaten beschikbaar:

FormaatVoorbeeldGeschikt voor
Ongestructureerd (factuurnummer)INV-00042Standaard; handmatige verzoening
Belgische gestructureerde mededeling (OGM/VCS)+++000/0000/00425+++Belgische binnenlandse betalingen; automatische verzoening in ClearFacts
Europees crediteurkenmerk (ISO 11649 / RF)RF45000000000042Grensoverschrijdende SEPA-betalingen

Ongestructureerd (factuurnummer)​

Het factuurnummer wordt als vrije tekst in de QR-code opgenomen. Banken bewaren het doorgaans op het rekeningafschrift, maar het koppelen van binnenkomende betalingen aan facturen gebeurt op basis van tekstherkenning en is meestal handmatig.

Dit is de standaardinstelling en komt overeen met het historische gedrag van FlowForth.

Belgische gestructureerde mededeling (OGM/VCS)​

OGM (Overschrijvingsformulier met Gestructureerde Mededeling) is de standaard gestructureerde referentie die wordt gebruikt voor Belgische binnenlandse betalingen. Het is een 12-cijferig getal in het formaat +++XXX/XXXX/XXXXX+++ met mod-97 controlecijfers die de ontvangende bank valideert.

FlowForth leidt de OGM automatisch af uit je factuurnummer — handmatige invoer is niet nodig. Voor factuur INV-00042 is de gegenereerde OGM +++000/0000/00425+++.

Aanbevolen wanneer:

  • Je klanten betalen via Belgische banken
  • Je facturen verzoent in ClearFacts of een andere boekhoudtool die OGM-matching ondersteunt
  • Je wilt dat de bank-app van je klant de referentie valideert voordat deze wordt verzonden

Europees crediteurkenmerk (ISO 11649 / RF)​

Het ISO 11649 RF-crediteurkenmerk is een internationale standaard die begint met RF, gevolgd door controlecijfers en maximaal 21 alfanumerieke tekens. Net als OGM bevat het ingebouwde validatie en is het ontworpen voor geautomatiseerde verzoening.

FlowForth leidt de RF-referentie automatisch af uit je factuurnummer. Voor factuur INV-00042 is het gegenereerde RF-kenmerk RF45000000000042.

Aanbevolen wanneer:

  • Je factureert aan klanten buiten België
  • Je wilt een SEPA-brede standaard die werkt met Europese banken en boekhoudplatforms

Een formaat kiezen​

Ga als volgt te werk om het betalingsreferentieformaat op een betaalmethode te wijzigen:

  1. Navigeer naar Settings → Organisatie.
  2. Scroll naar het gedeelte Payment Methods en klik op Edit bij de methode die je wilt wijzigen.
  3. Zorg ervoor dat Enable EPC QR code on invoices is ingeschakeld.
  4. Kies onder Payment reference format één van de drie opties.
  5. Klik op Save.
tip

Voor concept-facturen wordt de referentie telkens bij het genereren van de PDF afgeleid van het factuurnummer, dus je kunt vrijelijk van formaat wisselen en opnieuw genereren. Voor verzonden facturen is het referentieformaat (samen met IBAN, BIC en banknaam) bevroren op het moment van verzenden, dus het opnieuw genereren van de PDF gebruikt het formaat dat op het moment van verzenden van kracht was — niet de huidige instelling.

Waar de referentie op de PDF verschijnt​

Het betalingsgedeelte toont zowel het factuurnummer als, wanneer een gestructureerd formaat is geselecteerd, de gestructureerde referentie op een aparte Mededeling-regel:

Betalingsinformatie

  IBAN:         BE68 5390 0754 7034
  BIC:          KREDBEBB
  Referentie:   INV-00042
  Mededeling:   +++000/0000/00425+++     [ QR-code ]
  • De regel Referentie toont altijd je factuurnummer.
  • De regel Mededeling verschijnt alleen wanneer je OGM/VCS of ISO 11649 / RF selecteert.
  • De QR-code zelf bevat de gestructureerde referentie wanneer die is geselecteerd, zodat het scannen ervan de bank-app voorinvult met het automatisch verzoenbare kenmerk.

Vereisten​

Om de QR-code op een factuur te laten verschijnen, moet aan alle volgende voorwaarden worden voldaan voor de op die factuur geselecteerde betaalmethode:

VereisteBeschrijving
Instelling ingeschakeldDe schakelaar Enable EPC QR code on invoices staat aan op de gekozen betaalmethode
IBAN geconfigureerdDe gekozen betaalmethode heeft een IBAN ingesteld
BIC geconfigureerdDe gekozen betaalmethode heeft een BIC ingesteld
OrganisatienaamJe organisatie heeft een bedrijfsnaam geconfigureerd
Positief bedragHet factuurtotaal is groter dan nul

Als niet aan een van deze vereisten wordt voldaan, wordt de QR-code stilzwijgend overgeslagen — er wordt geen foutmelding getoond en er verschijnt geen lege ruimte op de factuur. Het betalingsgedeelte wordt gewoon weergegeven zonder de QR-code.

tip

Zorg ervoor dat IBAN, BIC en de QR-schakelaar zijn geconfigureerd op elke betaalmethode in Settings → Organisatie → Payment Methods, en dat de bedrijfsnaam van je organisatie is ingesteld, om volledig gebruik te maken van de QR-codefunctie. Zie Betaalmethoden voor details.

Veelgestelde vragen​

Kan ik QR-codes gebruiken met niet-EUR-facturen?​

Nee. EPC QR-codes zijn onderdeel van de SEPA-standaard en ondersteunen alleen eurobetalingen. FlowForth-facturen zijn alleen in EUR, dus dit geldt voor alle facturen.

Werkt de QR-code met alle bank-apps?​

De meeste grote Europese bank-apps ondersteunen EPC QR-codes, waaronder apps van ING, ABN AMRO, Rabobank, KBC, BNP Paribas en vele andere. De klant scant de code eenvoudig met de QR-scanner of camera van de bank-app.

Wat als de bank-app van mijn klant het niet ondersteunt?​

De QR-code is volledig optioneel voor de ontvanger. Alle betalingsinformatie (IBAN, BIC, referentie) wordt nog steeds als tekst in het betalingsgedeelte afgedrukt, zodat klanten altijd een handmatige overboeking kunnen doen.

Verschijnt de QR-code op per e-mail verzonden facturen?​

Ja. De QR-code is ingebed in de factuur-PDF zelf, dus deze verschijnt ongeacht hoe de factuur wordt bezorgd — via Peppol, e-mail of handmatig gedownload.

Kan ik later van referentieformaat wisselen?​

Ja, op elke concept-factuur. De gestructureerde referentie wordt bij elke PDF-generatie van een concept afgeleid van het factuurnummer, dus het wisselen van formaat op de betaalmethode werkt direct door voor concepten en voor elke nieuwe factuur die daarna wordt aangemaakt. Verzonden facturen behouden het formaat dat bij verzenden is bevroren — latere bewerkingen van de betaalmethode hebben geen invloed op hen.

Kunnen verschillende betaalmethoden verschillende QR-instellingen gebruiken?​

Ja. De QR-schakelaar en het referentieformaat zijn onafhankelijk opgeslagen op elke betaalmethode. Een Belgische rekening kan OGM/VCS gebruiken terwijl een grensoverschrijdende EUR-rekening ISO 11649 / RF gebruikt, en je kunt de QR-code zelfs volledig uitschakelen op methoden waar je hem niet wilt.

Welk formaat moet ik kiezen voor ClearFacts?​

ClearFacts en de meeste Belgische boekhoudtools koppelen betalingen op basis van OGM/VCS. Als je klanten via Belgische banken betalen, kies dan Belgian structured communication (OGM/VCS) voor de meest betrouwbare automatische verzoening.

Wat nu?​

Was this page helpful?