Betaalmethoden

Met FlowForth kun je een willekeurig aantal betaalmethoden configureren — elk met een eigen IBAN, BIC, banknaam en EPC QR-code-instellingen. Eén methode is gemarkeerd als de standaard en wordt automatisch gebruikt wanneer je een nieuwe factuur of creditnota aanmaakt, maar je kunt de keuze op elke individuele concept-factuur overschrijven voordat je verstuurt.

Dit vervangt de oudere enkele set van bankgegevens die rechtstreeks op de organisatie stond. Als je maar één bankrekening gebruikt, verandert er in de praktijk niets — je hebt nog steeds één Default-betaalmethode en je facturen zien er hetzelfde uit. Het verschil is dat je nu een tweede, derde of vierde rekening kunt toevoegen zonder de eerste te verliezen.

Waarom meerdere betaalmethoden?

Typische redenen om meer dan één betaalmethode te configureren:

• Aparte rekeningen per valuta — een EUR-rekening voor Europese klanten en een USD-rekening voor klanten die in Amerikaanse dollars worden gefactureerd (via aparte factuurstromen).
• Aparte rekeningen per bedrijfsonderdeel — verschillende bankrekeningen voor verschillende dienstlijnen of dochterondernemingen die allemaal facturen versturen vanuit dezelfde FlowForth-organisatie.
• Aparte rekeningen per klanttype — een speciale rekening voor overheidscontracten bijvoorbeeld, terwijl andere klanten op de primaire rekening betalen.
• Van bank wisselen zonder historie te verliezen — archiveer de oude rekening wanneer je naar een nieuwe bank gaat; historische facturen blijven de oude IBAN tonen op hun PDF's.

Voordat je begint

Je hebt de rol Organisatiebeheerder nodig om betaalmethoden toe te voegen, te bewerken, te archiveren of te verwijderen. Elk organisatielid kan zien welke methode op een factuur is geselecteerd, maar alleen beheerders kunnen de lijst beheren. Zie Gebruikersrollen begrijpen.

Het gedeelte Betaalmethoden openen

1. Klik op Instellingen in het hoofdnavigatiemenu.
2. Selecteer Organisatie om de organisatie-instellingenpagina te openen.
3. Scroll naar beneden naar het gedeelte Payment Methods.

Het gedeelte toont al je betaalmethoden — actieve methoden eerst (met de standaard gemarkeerd), gevolgd door gearchiveerde methoden in een inklapbare groep eronder.

Een betaalmethode toevoegen

1. Klik in het gedeelte Payment Methods op Add payment method.

2. Vul het formulier in:

   Veld	Beschrijving
   Label (verplicht)	Een korte, leesbare naam — bijvoorbeeld Primary, EUR — KBC of USD Account. Labels moeten uniek zijn binnen je organisatie.
   IBAN	Het Internationaal Bankrekeningnummer voor deze methode. Gevalideerd aan de hand van standaard IBAN-controlecijfers.
   BIC/SWIFT	De Bank Identifier Code. Gevalideerd aan de hand van het BIC-formaat.
   Banknaam	Vrije tekst voor de banknaam die naast de BIC op de factuur-PDF wordt getoond.
   EPC QR-code op facturen inschakelen	Of factuur-PDF's die deze methode gebruiken een EPC QR-code in het betalingsgedeelte bevatten. Zie EPC QR-codes voor details.
   Betalingsreferentieformaat	Het referentieformaat dat in de QR-code wordt opgenomen — Ongestructureerd, Belgisch OGM/VCS of Europees ISO 11649 / RF. Alleen getoond wanneer QR is ingeschakeld.
   Als standaard instellen	Markeer deze methode als de standaard van de organisatie voor nieuwe facturen. Dit degradeert de vorige standaard.

3. Klik op Save.

tip

Wanneer je je allereerste betaalmethode toevoegt, markeert FlowForth deze automatisch als de standaard — het selectievakje Set as default is aangevinkt en uitgeschakeld, omdat elke organisatie één standaardmethode moet hebben.

Een betaalmethode bewerken

1. Zoek in het gedeelte Payment Methods de methode die je wilt wijzigen en klik op Edit.
2. Werk eventuele velden in het formulier bij.
3. Klik op Save.

notitie

Het bewerken van een betaalmethode wijzigt de details die worden weergegeven op concept-facturen die ernaar verwijzen. Het wijzigt niet verzonden facturen — die behouden de IBAN, BIC, banknaam, QR-schakelaar en referentieformaat die van kracht waren op het moment dat ze werden verzonden. Dit beschermt historische documenten tegen onbedoelde wijzigingen en zorgt ervoor dat opnieuw gegenereerde PDF's identiek zijn aan de oorspronkelijk bezorgde.

De standaard instellen

Er is altijd exact één actieve betaalmethode gemarkeerd als de standaard. De standaard wordt automatisch gebruikt wanneer:

• Je een nieuwe concept-factuur aanmaakt zonder expliciet een methode te kiezen.
• Je een creditnota aanmaakt zonder een methode te kiezen en de methode van de bronfactuur niet meer beschikbaar is.

Om de standaard te wijzigen:

1. Zoek de methode die je wilt promoveren.
2. Klik op Set as default.

De vorige standaard wordt in dezelfde operatie automatisch gedegradeerd — je hebt nooit twee standaarden tegelijk en nooit nul.

Een betaalmethode archiveren

Archivering verbergt een methode in de selectielijst op nieuwe concepten, maar houdt deze beschikbaar voor historische facturen. Gebruik archivering wanneer je stopt met een rekening — bijvoorbeeld omdat je van bank bent gewisseld — maar nog wil dat eerdere facturen de oorspronkelijke gegevens tonen.

1. Zoek de methode die je wilt archiveren en klik op Archive.
2. De methode verschuift naar de groep Archived onderaan de lijst.

Archiveringsregels:

• Je kunt de standaardmethode niet rechtstreeks archiveren. Promoot eerst een andere actieve methode tot standaard en archiveer vervolgens de oude.
• Je kunt de laatste actieve methode niet archiveren — je organisatie moet altijd ten minste één actieve methode hebben waarnaar nieuwe facturen kunnen verwijzen.

Om een gearchiveerde methode terug te halen, vouw je de groep Archived uit en klik je op Unarchive. De methode keert terug naar de actieve lijst; je kunt deze daarna desgewenst tot standaard promoveren.

tip

Archivering heeft de voorkeur boven verwijdering. Omdat eerdere facturen verwijzen naar de betaalmethode via ID (zowel live als als bevroren snapshot), kan de methode niet hard worden verwijderd zodra een factuur deze heeft gebruikt. Archivering geeft hetzelfde effect — de methode verdwijnt uit de selectielijst voor nieuwe concepten — zonder historische gegevens te breken.

Een methode kiezen op een concept-factuur

Wanneer je een concept-factuur of creditnota aanmaakt of bewerkt, zie je een Payment method-dropdown dichtbij het notities-/totalengedeelte:

Payment method   [ Primary (BE68 •••• 7034) — Default   ▾ ]
                 QR code: on · Reference: OGM/VCS

• De dropdown toont alle actieve (niet-gearchiveerde) betaalmethoden, gesorteerd met de standaard bovenaan.
• Nieuwe concepten beginnen met de standaard van de organisatie; je kunt de selectie wijzigen voordat je opslaat.
• De regel onder de dropdown vat het QR-gedrag van de geselecteerde methode samen, zodat je dit kunt bevestigen zonder de pagina te verlaten.
• Verzonden facturen tonen het bevroren label van de betaalmethode als alleen-lezen tekst in plaats van een dropdown. Je kunt de betaalmethode van een verzonden factuur niet wijzigen.

De gekozen methode bepaalt:

• Welke IBAN, BIC en banknaam worden afgedrukt in het betalingsgedeelte van de factuur-PDF.
• Of er een EPC QR-code op de PDF wordt weergegeven, en zo ja, welk referentieformaat wordt gebruikt.
• Welke bankgegevens worden opgenomen in het Peppol-betaalmiddelen-blok bij elektronische verzending.

Wat gebeurt er wanneer je een factuur verstuurt

Wanneer je een concept verstuurt, bevriest FlowForth de details van de gekozen betaalmethode op de factuur — op dezelfde manier als de totalen en de btw-specificatie. Concreet wordt vastgelegd:

• Label
• IBAN
• BIC
• Banknaam
• EPC QR-schakelaarstatus
• Betalingsreferentieformaat

Het later opnieuw genereren van de PDF van een verzonden factuur gebruikt altijd deze bevroren waarden, zodat het bewerken of archiveren van de bronbetaalmethode nooit historische documenten verandert.

info

Dit is hetzelfde nalevingsmodel dat al geldt voor totalen: zodra een factuur is verzonden, zijn de waarden onveranderlijk voor EU-auditdoeleinden.

Wat gebeurt er zonder betaalmethoden

Elke factuur en creditnota — inclusief concepten — moet naar een betaalmethode verwijzen. Als je organisatie geen actieve betaalmethoden heeft:

• Het aanmaken van een concept-factuur of creditnota mislukt met de foutmelding "No payment methods configured.".
• De betaalmethode-selectie op bestaande concepten toont een rode waarschuwing die je opdraagt er een toe te voegen in de factuurinstellingen van de organisatie.

Voeg een betaalmethode toe in Instellingen → Organisatie → Payment Methods voordat je het factureren hervat.

tip

Voor organisaties die nog geen IBAN hebben geconfigureerd, maakt FlowForth alsnog automatisch een initiële Default-betaalmethode aan — met het Label, de QR-schakelaar en het referentieformaat ingesteld, maar de bankgegevens leeg. Vul de IBAN en BIC in voordat je verstuurt, anders mislukt versturen op dezelfde manier als bij het oude model met één IBAN.

Veelgestelde vragen

Moet elke betaalmethode zijn eigen QR-code-instelling hebben?

Ja. De schakelaar Enable EPC QR code on invoices en het radiogroep Payment reference format staan op elke betaalmethode, niet op de organisatie. Hierdoor kun je bijvoorbeeld OGM/VCS inschakelen op een Belgische rekening en ISO 11649 / RF op een rekening die wordt gebruikt voor grensoverschrijdende EUR-facturen.

Kan ik een verzonden factuur overzetten naar een andere betaalmethode?

Nee. Verzonden facturen zijn bevroren voor naleving. Als je de bankgegevens van een reeds verzonden factuur moet corrigeren, maak dan een creditnota aan en maak een nieuwe factuur met de juiste betaalmethode.

Wat gebeurt er met concepten in behandeling wanneer ik een methode archiveer?

Concepten die naar de gearchiveerde methode verwijzen, blijven geldig — de dropdown toont nog steeds het label van de gearchiveerde methode (gemarkeerd als gearchiveerd) zodat je kunt zien wat momenteel is geselecteerd. Schakel het concept vóór verzenden over naar een actieve methode; verzenden met een gearchiveerde methode wordt afgewezen.

Kan hetzelfde label tussen organisaties worden gebruikt?

Ja — labels zijn uniek per organisatie. Verschillende organisaties kunnen elk een Primary-methode hebben. Labels worden hoofdletterongevoelig binnen een organisatie vergeleken, dus Primary en primary tellen als hetzelfde label.

Waarom kan ik een betaalmethode niet verwijderen?

Historische facturen verwijzen naar betaalmethoden via ID, en de bevroren snapshot op elke verzonden factuur is gekoppeld aan die ID. Hard verwijderen zou het audit-spoor verbreken. Archivering is de ondersteunde manier om een methode niet meer te gebruiken — het verbergt de methode uit de selectielijsten voor nieuwe concepten terwijl eerdere facturen intact blijven.

Wat nu?

• EPC QR-codes — Hoe QR-codes op factuur-PDF's worden weergegeven en hoe de QR-instellingen van elke betaalmethode dit beïnvloeden.
• Een factuur aanmaken — Stapsgewijs facturen aanmaken, inclusief het selecteren van een betaalmethode.
• Creditnota's — Creditnota's uitgeven, die ook betaalmethoden gebruiken.
• Organisatie-instellingen — Andere instellingen op organisatieniveau, waaronder e-facturatie-identificatoren.