Betalingsherinneringen

Wanneer een factuur de vervaldatum heeft overschreden, kun je met FlowForth betalingsherinneringen sturen naar je klanten via e-mail of WhatsApp. Herinneringen kunnen de factuur-PDF als bijlage bevatten en alle herinneringsactiviteit wordt vastgelegd voor auditdoeleinden.

Achterstallige facturen

Een factuur wordt als achterstallig beschouwd wanneer deze naar de klant is verzonden en de vervaldatum is verstreken. Achterstallige facturen worden in de hele applicatie gemarkeerd:

• Factuur Dashboard — De achterstallig-kaart toont het aantal en totaal van achterstallige facturen. Individuele achterstallige facturen worden gemarkeerd met een ACHTERSTALLIG badge in de lijst met onbetaalde facturen.
• Facturenlijst — Achterstallige facturen tonen een rode "Achterstallig" badge naast hun status.
• Factuurdetailpagina — Een waarschuwingsmelding toont hoeveel dagen de factuur achterstallig is, samen met een knop Herinnering versturen.

tip

Alleen facturen met status Verzonden kunnen achterstallig zijn. Concept-, Betaalde en Geannuleerde facturen worden nooit als achterstallig beschouwd.

Een herinnering versturen

Je kunt een betalingsherinnering versturen vanaf twee plekken:

1. Factuur Dashboard — Klik op Herinnering versturen bij een achterstallige factuur in de lijst met onbetaalde facturen.
2. Factuurdetailpagina — Klik op Herinnering versturen in de achterstallig-waarschuwing of het herinneringsgeschiedenis-gedeelte.

Herinneringsdialoog

Wanneer je op Herinnering versturen klikt, verschijnt een dialoog met de volgende opties:

Optie	Beschrijving
Kanaal	Kies E-mail of WhatsApp als bezorgkanaal
PDF bijvoegen	Schakelaar om de factuur-PDF als bijlage toe te voegen aan de e-mail (standaard aan). Voor WhatsApp wordt de PDF altijd meegestuurd als onderdeel van het berichtsjabloon
Sjabloon	Selecteer een e-mailsjabloon (alleen e-mail). Standaard wordt het standaardsjabloon van je organisatie gebruikt
Aangepast bericht	Optioneel tekstveld om een persoonlijke notitie toe te voegen aan de e-mail (alleen e-mail). Niet beschikbaar voor WhatsApp, dat een vast sjabloon gebruikt

E-mailherinneringen

E-mailherinneringen worden verstuurd via de geconfigureerde e-mailservice van je organisatie. De e-mail bevat:

• Je bedrijfslogo en bedrijfsnaam in de koptekst
• Factuurnummer en bedrag
• Vervaldatum
• Contactgegevens van de organisatie
• De factuur-PDF als bijlage (indien ingeschakeld)
• Je aangepaste bericht (indien opgegeven)

De ontvanger is het contact-e-mailadres van de klant. Als de klant geen e-mailadres heeft, wordt een waarschuwing weergegeven en kun je niet via e-mail versturen.

Als je een bedrijfslogo hebt geüpload, verschijnt dit bovenaan de herinnering, net als op factuur- en creditnota-e-mails. Kan er geen logo gebruikt worden, dan valt de e-mail terug op je bedrijfsnaam als tekst — de herinnering wordt hoe dan ook verstuurd. Zie Je logo in e-mails voor de toegestane formaten.

WhatsApp-herinneringen

WhatsApp-herinneringen gebruiken een vooraf goedgekeurd berichtsjabloon dat bevat:

• Klantnaam
• Factuurnummer en bedrag
• Vervaldatum
• Organisatienaam
• De factuur-PDF als documentbijlage

De ontvanger is het WhatsApp-telefoonnummer van de klant. Als de klant geen telefoonnummer heeft, wordt een waarschuwing weergegeven en kun je niet via WhatsApp versturen.

notitie

WhatsApp-herinneringen vereisen een actieve WhatsApp-integratie (via Twilio). Het berichtsjabloon is vast en kan niet worden aangepast — het is geregistreerd bij WhatsApp voor naleving.

De factuur-PDF bijvoegen

Voor e-mailherinneringen kun je schakelen of de factuur-PDF als bijlage moet worden meegestuurd. Dit is standaard ingeschakeld.

Voor WhatsApp-herinneringen wordt de factuur-PDF altijd meegestuurd als onderdeel van de berichtsjabloonstructuur. De schakelaar wordt niet getoond voor WhatsApp.

Herinneringsgeschiedenis

Elke verstuurde herinnering voor een factuur wordt vastgelegd en is zichtbaar op de Factuurdetailpagina in het gedeelte Herinneringsgeschiedenis. Elke vermelding toont:

Veld	Beschrijving
Kanaal	E-mail of WhatsApp
Ontvanger	Het e-mailadres of telefoonnummer waarnaar de herinnering is verstuurd
Verzenddatum	Wanneer de herinnering is verzonden
Status	Bezorgstatus — In wachtrij, Verzonden, Bezorgd of Mislukt
PDF bijgevoegd	Of de factuur-PDF was bijgevoegd

Het Factuur Dashboard toont ook de datum van de meest recente herinnering in de kolom Laatste herinnering van de lijst met onbetaalde facturen.

E-mailsjablonen aanpassen

Je kunt aangepaste e-mailsjablonen voor betalingsherinneringen maken onder Instellingen → Herinneringssjablonen (of via het facturatiegedeelte). Sjablonen ondersteunen de volgende plaatshouders:

Plaatshouder	Wordt vervangen door
{InvoiceNumber}	Het factuurnummer
{ClientName}	De naam van de klant
{Amount}	Het openstaande bedrag
{DueDate}	De vervaldatum van de factuur
{DaysOverdue}	Aantal dagen na de vervaldatum
{OrganizationName}	Je organisatienaam

Vanaf de sjabloonbeheerpagina kun je:

• Nieuwe sjablonen aanmaken met een onderwerp en inhoud
• Bestaande sjablonen bewerken
• Sjablonen bekijken met voorbeeldgegevens
• Een standaardsjabloon instellen dat wordt gebruikt wanneer geen specifiek sjabloon is geselecteerd
• Sjablonen verwijderen die je niet meer nodig hebt

Bij het versturen van een e-mailherinnering kun je in de herinneringsdialoog kiezen welk sjabloon je wilt gebruiken.

Herinneringstaal

Herinneringen worden verstuurd in de taal van de klant, niet in de taal waarin jij FlowForth gebruikt:

1. Als de klant een eigen taal heeft ingesteld, wordt die taal gebruikt.
2. Anders gebruikt de klant de standaard communicatietaal van je organisatie.

Als de standaard van je organisatie bijvoorbeeld Nederlands is en een klant op Organisatiestandaard gebruiken staat, zijn het onderwerp, de aanhef en de inhoud van de herinneringsmail in het Nederlands, ook als jij FlowForth in het Engels gebruikt. Zie Voorkeurstaal wijzigen om een eigen taal voor een klant in te stellen.

Dit geldt alleen voor de standaard e-mailinhoud — als je een aangepast herinneringssjabloon gebruikt of een aangepast bericht toevoegt, worden deze ongewijzigd verstuurd, ongeacht de taalinstelling.

De herinneringsdialoog toont in welke taal de herinnering wordt verstuurd (bijvoorbeeld Deze herinnering wordt verstuurd in het Nederlands), zodat je dit kunt controleren voordat je verstuurt.

tip

WhatsApp-herinneringen gebruiken dezelfde taal van de klant — de Engelse of Nederlandse versie van het WhatsApp-sjabloon wordt automatisch geselecteerd.

Bezorgstatus

De bezorgstatus van herinneringen wordt automatisch bijgehouden:

Status	Betekenis
In wachtrij	Herinnering is aangemaakt en wacht op verzending (WhatsApp)
Verzonden	Herinnering is succesvol verzonden
Bezorgd	Bevestiging ontvangen dat het bericht bij de ontvanger is bezorgd
Mislukt	Bezorging mislukt — controleer de foutdetails in de herinneringsgeschiedenis

Voor WhatsApp-herinneringen wordt de bezorgstatus automatisch bijgewerkt via webhook-callbacks van de berichtenprovider.

Wat nu?

• Factuur Dashboard — Overzicht van openstaande en achterstallige facturen.
• Factuurdetails — Facturen bekijken, bewerken en versturen.
• Een factuur aanmaken — Stapsgewijze handleiding voor het genereren van een factuur.