Ga naar hoofdinhoud

Factuurnummering

FlowForth gebruikt opeenvolgende nummering voor facturen en creditnota's. Een echt nummer wordt toegewezen op het moment dat je een document aanmaakt, wat zorgt voor een doorlopende, auditconforme reeks.

Hoe het werkt​

  • Wanneer je een factuur aanmaakt, wordt het volgende beschikbare nummer automatisch toegewezen — er is geen tijdelijke aanduiding. De reeks wordt gekozen op basis van het klanttype: zakelijke klanten gebruiken de INV--reeks, particuliere (consumenten-)klanten de INV-I--reeks.
  • Zakelijke factuurnummers volgen het formaat INV-00001, INV-00002, enz. (opgevuld met nullen tot 5 cijfers).
  • Klanten met een vrij beroep (artsen, advocaten, notarissen, enz.) zijn zakelijke klanten en gebruiken dus de zakelijke INV--reeks — ook al worden hun facturen uitsluitend per e-mail bezorgd in plaats van via Peppol. Hun e-mailbezorging verandert niets aan hun nummering. Zie Niet-zakelijke klanten voor het onderscheid tussen Traditioneel en Vrij beroep.
  • Particuliere (consumenten-) factuurnummers gebruiken een aparte reeks: INV-I-00001, INV-I-00002, enz. Zie Particuliere klanten voor meer informatie.
  • Creditnotanummers volgen het formaat CN-00001, CN-00002, enz., en worden toegewezen wanneer de creditnota wordt aangemaakt.
  • Nummers lopen automatisch op — elk nieuw document krijgt het volgende nummer in zijn eigen reeks.
  • Nummers zijn uniek per organisatie.

Voorlopig tot verzending​

Het nummer van een concept is voorlopig totdat het document wordt verzonden:

  • Als je een concept verwijdert, wordt het nummer teruggegeven aan de pool en hergebruikt door het volgende document in dezelfde reeks — zodat elke reeks gatloos blijft zonder verlaten gaten. Het volgende document dat je aanmaakt, neemt het laagste beschikbare vrijgegeven nummer over voordat de teller weer oploopt.
  • Omdat het nummer van een verwijderd concept kan worden hergebruikt voor een ander document (en mogelijk een andere klant), is een conceptnummer nog niet definitief. Een concept blijft in de app duidelijk als concept gemarkeerd, zodat een geëxporteerd voorbeeld nooit voor een uitgegeven document wordt aangezien.
  • Pas wanneer je een factuur verstuurt, wordt het nummer definitief. Een nummer dat op een verzonden document heeft gestaan, wordt nooit vrijgegeven of hergebruikt — de uitgegeven reeks blijft gatloos en onveranderlijk.
tip

Er is geen "annuleren"-actie. Om een document dat niet is verzonden weg te gooien, verwijder je het concept (het nummer komt vrij voor hergebruik). Om een document dat al is verzonden terug te draaien, geef je een creditnota uit.

Het startnummer instellen​

Als je migreert vanuit een ander facturatiesysteem of je nummering wilt afstemmen op je bestaande nummering, kun je het volgende toe te wijzen nummer instellen.

Stap voor stap​

  1. Navigeer naar Settings > Integrations > E-Invoicing / Peppol.
  2. In de sectie Invoice Numbering zie je:
    • Next Invoice Number — Het nummer dat wordt toegewezen aan de volgende zakelijke factuur die je aanmaakt (tenzij eerst een vrijgegeven nummer wordt hergebruikt).
    • Next Credit Note Number — Het nummer dat wordt toegewezen aan de volgende creditnota die je aanmaakt.
    • Next Individual Invoice Number — Het nummer dat wordt toegewezen aan de volgende factuur die je aanmaakt voor een particuliere (consumenten-)klant, in het formaat INV-I-XXXXX.
  3. Werk de waarden bij indien nodig. Een live-voorbeeld toont het geformateerde nummer (bijv. INV-00100).
  4. Klik op Save.

Voordat je begint​

Je hebt de rol Organization Admin nodig om nummeringinstellingen te wijzigen.

tip

Wijzig het startnummer alleen voordat je je eerste factuur aanmaakt, of als je moet doorgaan vanaf een specifiek nummer na een migratie. Het wijzigen ervan nadat er al facturen zijn aangemaakt, kan gaten of verwarring in je administratie veroorzaken.

Wat nu?​

Was this page helpful?