Facturen massaal downloaden
Met Facturen massaal downloaden kun je de facturen van je organisatie in bulk exporteren als één ZIP-archief. In plaats van facturen één voor één te openen en te downloaden, kies je een set filters, start je een export op de achtergrond en stuurt FlowForth je een downloadlink per e-mail zodra het archief klaar is.
Omdat een organisatie duizenden facturen kan hebben, draait de export op de achtergrond — je hoeft de pagina niet open te houden. Je kunt een export starten, weggaan en later terugkomen om hem te downloaden (of gewoon de link in de e-mail gebruiken).
Het exporteren van al je financiële documenten is een gevoelige actie, dus Facturen massaal downloaden is alleen beschikbaar voor organisatiebeheerders. Andere teamleden zien de pagina Factuurexports niet.
Waar vind je het?
- Open in het hoofdnavigatiemenu het onderdeel Facturen en kies Factuurexports (alleen zichtbaar voor beheerders).
- Klik op de pagina Factuurexports op Facturen exporteren om het exportvenster te openen.
Een export starten
In het exportvenster bepaal je welke facturen je wilt opnemen. Stel de filters in en klik op Exporteren om de taak te starten.
Klanttype selecteren
Kies welke categorieën klanten je wilt opnemen. Je kunt elke combinatie van de drie selecteren:
| Selectie | Beschrijving |
|---|---|
| Zakelijk — Traditioneel | Standaard zakelijke klanten (op het Peppol-netwerk) |
| Zakelijk — Vrij beroep | Zakelijke klanten met een vrij beroep — artsen, advocaten, notarissen, enz. (zie Niet-zakelijke klanten) |
| Particulier | Particuliere klanten / huishoudens (consumenten) |
Standaard zijn alle drie geselecteerd. Alle drie selecteren betekent geen beperking op klanttype — elke klant wordt opgenomen. Er moet minstens één categorie geselecteerd zijn.
Datumbereik
Filter facturen op hun factuurdatum:
- Alles — Elke overeenkomende factuur, zonder datumbeperking.
- Dit jaar — Facturen uitgegeven sinds 1 januari van het huidige jaar tot vandaag.
- Aangepast — Kies een specifieke Van- en Tot-datum. Beide datums zijn verplicht en de Van-datum moet op of vóór de Tot-datum liggen. Het bereik is inclusief beide datums.
Statusfilter (optioneel)
Standaard bevat de export alle uitgegeven facturen — die met status Verzonden, Betaald of Geannuleerd. Conceptfacturen worden nooit opgenomen, omdat ze nog geen definitief factuurnummer hebben.
Je kunt dit optioneel beperken tot één status (bijv. alleen Betaald). Dit filter beperkt alleen de uitgegeven set — het kan nooit concepten toevoegen.
Wat zit er in de ZIP?
Het archief bevat één PDF per factuur, plus een overzicht:
- Factuur-PDF's — Elke factuur wordt opgenomen als precies de PDF die naar de klant is verzonden, zodat het archief overeenkomt met je auditgegevens. Bestandsnamen hebben een datumvoorvoegsel zodat ze eenvoudig te sorteren en doorzoeken zijn, in de vorm
2026-03-14-INV-00042.pdf. manifest.csv— Een spreadsheet-vriendelijk overzicht in de root van de ZIP met elke factuur: factuurnummer, klantnaam, klanttype, factuurdatum, totaal, status en bestandsnaam. Gebruik het om het archief af te stemmen op je administratie.
Voortgang volgen
Nadat je een export hebt gestart, verschijnt deze in de lijst op de pagina Factuurexports met een statusbadge:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| In wachtrij | In de wachtrij — geaccepteerd maar nog niet gestart |
| Bezig | Facturen worden gegenereerd — een voortgangsbalk toont hoeveel van het totaal zijn verwerkt |
| Voltooid | Klaar — een Downloaden-knop is beschikbaar totdat de link verloopt |
| Mislukt | Er is iets misgegaan — een korte reden wordt getoond samen met een optie Opnieuw proberen |
| Verlopen | Het downloadvenster van 7 dagen is voorbij en het archief is verwijderd |
Elke regel toont ook Aangevraagd door — de naam van de beheerder die die export is gestart — zodat je, wanneer meerdere beheerders een organisatie delen, in één oogopslag ziet wie elke export heeft gestart.
De pagina werkt de voortgang van lopende exports automatisch bij, zodat je een grote export kunt zien voltooien zonder te vernieuwen.
Er kan per organisatie maar één export tegelijk draaien. Als er al een export In wachtrij of Bezig is, verschijnt bij het starten van een nieuwe een melding dat er al een export bezig is. Wacht tot de huidige is voltooid voordat je een nieuwe start.
Het archief downloaden
Wanneer de export klaar is, stuurt FlowForth de beheerder die de export heeft aangevraagd een downloadlink per e-mail, inclusief het aantal facturen en de vervaldatum.
Je kunt het archief op twee manieren downloaden:
- Klik op de link in de e-mail, of
- Klik op Downloaden naast de taak op de pagina Factuurexports.
Voor beide moet je ingelogd zijn — de link is geen openbare URL zonder token. FlowForth controleert opnieuw of je beheerder van de organisatie bent voordat het bestand wordt geleverd.
Als geen enkele factuur aan je filters voldoet, wordt er geen ZIP gemaakt. De export wordt toch voltooid en je ontvangt een vriendelijke "geen facturen gevonden"-e-mail zodat je weet dat de taak is uitgevoerd.
Vervaltermijn van 7 dagen
Elk exportarchief — en de bijbehorende downloadlink — blijft 7 dagen geldig en verloopt daarna. Daarna:
- Geeft de downloadlink een "verlopen"-melding en verdwijnt de Downloaden-knop.
- Wordt het archiefbestand permanent verwijderd uit de opslag.
De taak zelf blijft ter referentie in je lijst Factuurexports staan (gemarkeerd als Verlopen), maar het downloadbare bestand is weg. Heb je de facturen na 7 dagen nog nodig, start dan gewoon een nieuwe export.
Wat nu?
- Factuurrapporten — Omzetanalyses met grafieken en filters.
- Factuurdagboek — Fiscaal rapportageoverzicht met VAT-specificaties en CSV-export.
- Niet-zakelijke klanten — Klanttypes en klanten met een vrij beroep.
- Overzicht facturatie — Terug naar het overzicht facturatie.
Was this page helpful?